Сценарий "Зарплатные календари"
Для предоставления информации о продолжительности рабочего дня, праздниках, выходных и т. д. в системе Microsoft Dynamics используются календари. Под календарем понимается совокупность данных об отдельном дне и набор настроек, согласно которым формируются данные об отдельном дне. Для каждой категории сотрудников используется свой календарь. Для сотрудников, работающих посменно, определяется собственный календарь.
Другими словами, календарь можно определить, как плановый график работы группы сотрудников согласно установленному законодательством нормативами и особенностями режима работы конкретной организации.
На закладке «Связанные», по кнопке «Список использования», можно посмотреть список сотрудников, которые работают по выбранному календарю. По кнопке Обновить строки зарплатного календаря можно обновить существующие строки в календаре из Настройки. Например, если были добавлены праздники на текущий год.
Шаг 1 Нормы рабочего времени
Под нормой рабочего времени понимается число рабочих единиц времени за определённый период согласно установленному режиму работы на предприятии. В текущей версии системы Microsoft Dynamics единицей учета рабочего времени являются часы, а период работы соответствует неделе. Например, если на предприятии используется 5-ти дневная рабочая неделя с 8-ми часовым рабочим днем, то нормой такого режима рабочего времени являются 40 рабочих часов в неделю. Данные о нормах рабочего времени для разных режимов работ хранятся в справочнике Нормы рабочего времени.
Шаг 2 Календари
Календарь состоит из четырех частей:
• Заголовок, в котором содержится общая информация о календаре.
• Строки календаря – раскладка календаря по датам.
• Базовые настройки – правила, согласно которым формируются строки календаря (данные о днях недели, выходных, праздниках, периодичности смен).
• Суммированный учет рабочего времени – правила, согласно которым считается суммированный учет рабочего времени.
В системе должны быть заведены все необходимые календари, по которым работают сотрудники предприятия. Для работы в системе и расчета заработной платы должен быть определён хотя бы один календарь. Каждый календарь, зарегистрированный в системе, может использоваться неограниченно долго. Период, определённый значениями в полях «Дата начала» и «Даты окончания» в заголовке календаря, отражает только период, для которого настроены рабочие и нерабочие дни календаря. Дата окончания периода изменяется автоматически при продлении календаря.
Карточка календаря содержит следующую ин формацию:
Страница «Карточка зарплатного календаря», Вкладка «Общее»
| Поле | Описание |
|---|---|
| Код | Код календаря. |
| Название | Название календаря |
| Продолжительность смены в днях | Поле заполняется только для сменных календарей и определяет продолжительность полного цикла смены (рабочие и нерабочие дни). |
| Дата начала сменного календаря | Поле заполняется только для сменных календарей и определяет дату начала сменного календаря. |
| Дата начала | Значение поля заполняется автоматически и не редактируется. Значение поля определяется как дата начала настройки строк календаря. |
| Дата окончания | Значение поля заполняется автоматически и не редактируется. Значение поля определяется как дата окончания существующей настройки строк календаря. |
| Описание | Произвольное описание календаря, которое может использоваться при формировании текстовых шаблонов кадровых приказов. |
Страница «Карточка зарплатного календаря», Вкладка «Строки»
| Поле | Описание |
|---|---|
| Дата | Дата календаря. Календарь создаётся на ежедневной основе, без пропусков. |
| Описание | Текстовое описание дня. Обычно в поле отражается название государственного праздника или другая особенность дня, например, сокращённый день или перенос дней. |
| Статус | Текущий статус дня. Статус Выпущен означает, что календарь на указанную дату проверен и не может быть изменён. Табели учёта рабочего времени могут быть созданы только по календарю со статусом строк Выпущено. |
| Нерабочий | Поле должно иметь значение «Да» для всех нерабочих дней. |
| Время начала | Время начала рабочего дня. |
| Время окончания | Время окончания рабочего дня. |
| Рабочие часы | Количество рабочих часов по календарю в рабочий день. |
| Часы отдыха | Часы отдыха. |
| День недели | Название дня недели. |
| Статус дня | Поле отображает вид выходного дня. Возможные варианты значений: • Выходной. • Праздник. |
| Код временной активности | Код временной активности для р абочих часов, который будет указан в плановых табелях учета рабочего времени. |
| Ночные часы | Количество ночных часов по календарю в рабочий день. |
| Код временной активности ночных часов | Код временной активности для ночных часов, который будет указан в плановых табелях учета рабочего времени. |
| Вечерние часы | Количество вечерних часов по календарю в рабочий день. |
| Код временной активности вечерних часов | Код временной активности для вечерних часов, который будет указан в плановых табелях учета рабочего времени. |
| Праздничные часы | Количество праздничных часов по календарю в рабочий день. |
| Код временной активности праздничных часов | Код временной активности для праздничных часов, который будет указан в плановых табелях учета рабочего времени. |
| Код смены | Когда нет четкой последовательности, которую можно создать автоматическим созданием строк из настройки, необходимо указывать код смены для конкретного дня, по коду будут подтягиваться нужные параметры (часы, код времени, дата начала) |
| Примечание: обратите внимание, что количество ночных, вечерних, праздничных часов указывается в рамках рабочих часов, то есть, 10 рабочих, из них 2 вечерних. |
Страница «Карточка зарплатного календаря», Вкладка «Зарплата»
| Поле | Описание |
|---|---|
| Рабочие часы | Количество рабочих часов по строкам. |
| Рабочие дни | Количество рабочих дней по строкам. |
| Выходные дни | Количество выходных дней по строкам. |
| Праздники | Количество праздников по строкам. |
| Неполное рабочее время | Признак неполного рабочего времени календаря. Используется в отчете по ЕСВ. |
Страница «Карточка зарплатного календаря», Вкладка «Суммированный учет рабочего времени»
| Поле | Описание |
|---|---|
| Календарь суммированного учета рабочего времени | Галочка проставляется только для календарей с суммированным учетом рабочего времени |
| Период суммированного учета рабочего времени | В выпадающем списке выбираются варианты периода подсчета рабочего времени:• Месяц • Квартал • Полугодие • Год |
| Код нормативного календаря | Код календаря, который будет определять норму часов/дней для текущего календаря |
| Код группы сум. сверхурочных | Указывает код группы временных активностей для сверхурочных |
| Код группы сум. рабочего времени | Указывает код группы временных активностей для определения рабочего времени |
| Код группы уменьшения нормы | Указывает код группы временных активностей для уменьшения нормы рабочего времени |
| Код группы уменьшения сверхурочных | Указывает код группы временных активностей для уменьшения сверхурочных |
| Код активности дней отдыха | Указывает код активности дней отдыха. |
Рассмотрим функциональные кнопки меню страницы «Карточка зарплатного календаря»:
Страница «Карточка зарплатного календаря», закладка «Действия», блок «Функции»
| Кнопка | Описание |
|---|---|
| Создать строки | Создать новые строки календаря в периоде, опред еленным параметрами, заданными при запуске функции, согласно определенным для календаря настройкам. |
| Копировать настройку | Скопировать настройку из уже созданного календаря. |
Страница «Карточка зарплатного календаря», закладка «Связанные», блок «Календарь»
| Кнопка | Описание |
|---|---|
| Настройка | Базовая настройка для календаря. Определяет перечень выходных и праздничных дней в году, а также периодичность смены. |
| Календарь по периодам | Просмотр календаря по периодам с отображением количества рабочих/нерабочих дней/часов. |
| Настройка контроля доступа сотрудников | Настройка контроля доступа сотрудников. |
Страница «Карточка зарплатного календаря», Строки, меню «Строка»
| Кнопка | Описание |
|---|---|
| Выпустить | Присвоить статус «Выпущен» выделенным строкам календаря. |
| Открыть | Открыть для редактирования выделенные строки календаря. Редактирование календаря невозможно, если за период уже сформированы и утверждены графики рабочего времени сотрудника. Если табеля рабочего времени еще не выпущены, то возможно открыть строку календаря, внести изменения и выпустить. Обновленные данные по строке будут внесены во все табеля, которые созданы на основе этого календаря. Это полезно для внесения изменений по переносам рабочих дней. |
| Выпустить все строки | Присвоить статус «Выпущен» всем строкам календаря. |
Шаг 3 Базовые настройки календаря
В базовых настройках календаря определяются рабочие и выходные дни, продолжительность рабочего периода (для стандартных календарей – это неделя или другой определенный период для сменных календарей), а также праздничные дни, определенные законодательно. Для каждого календаря базовые настройки могут быть установлены индивидуально.
Строки страницы «Настройка зарплатного календаря» заполняются согласно следующим принцип ам:
Страница «Настройка зарплатного календаря»
| Поле | Описание |
|---|---|
| Год | Год, к которому относится настройка календаря. Если год не определен – настройка будет применяться в любом году. |
| Тип периода | Тип периода:• Неделя – используется для определения порядка отражения в табеле рабочего времени для стандартных (недельных) графиков. • Месяц – используется для определения законодательно установленных рабочих и праздничных дней. А также конкретных дат (согласно локальным нормативным актам), для которых должны использоваться особые коды временной активности. • Смена – используется для определения порядка отражения в табеле рабочего времени для периодических (сменных) графиков. |
| Номер периода | Поле заполняется для временных периодов типа «Месяц» и определяет номер месяца года. |
| Название периода | Поле заполняется автоматически при заполнении поля «Номер периода» и «Название месяца года». |
| Номер дня | Номер дня по порядку для временного периода. Значение поля определяется в зависимости от типа периода. • Неделя – номер дня недели по порядку. • Месяц – конкретный день месяца. • Смена – номер дня по порядку в смене (периоде). |
| Описание | Текстовое описание настройки. Обычно в поле указывается наименование государственного праздника или другие комментарии для конкретной даты. |
| Нерабочий | Признак для нерабочих дней. |
| Время начала | Время начала смены. Поле заполняется в случае необходимости. |
| Время окончания | Время окончания смены. |
| Рабочие часы | Плановое количество рабочих часов в день. |
| День недели | Название дня недели. Поле заполняется, если тип периода установлен «Неделя». |
| Статус дня | Тип нерабочего дня. Поле позволяет различать выходные и праздничные дни календаря. Для рабочих дней поле должно быть пустым. |
| Код временной активности | Код временной активности, который устанавливается для рабочих часов при формировании планового календаря и табеля учета рабочего времени сотрудника. |
| Ночные часы | Плановое количество ночных часов в день. |
| Код временной активности ночных часов | Код временной активности, который устанавливается для ночных часов при формировании планового календаря и табеля учета рабочего времени сотрудника. |
| Вечерние часы | Плановое количество вечерних часов в день. |
| Код временной активности вечерних часов | Код временной активности, который устанавливается для вечерних часов при формировании планового календаря и табеля учета рабочего времени сотрудника. |
| Праздничные часы | Плановое количество праздничных часов в день. |
| Код временной активности праздничных часов | Код временной активности, который устанавливается для праздничных часов при формировании планового календаря и табеля учета рабочего времени сотрудника. |
| Код смены | Указывается код смены, который потом можно выбрать для строк зарплатного календаря с данными из строки настроек календаря |
Есть возможность копировать строки настройки в другие календари. Для этого используется кнопка Передать строки настройки. Необходимо выделить копируемые стро ки, нажать кнопку Передать строки настройки и выбрать календари, в которые необходимо добавить строки настройки.
Шаг 4 Создание нового календаря
Для создания нового календаря необходимо выполнить определенную последовательность действий и определить настройки:
- Создать карточку нового зарплатного календаря, определить его «Код», дать «Название» и определить, в случае необходимости, сменность (поле «Продолжительность смены в днях»).
- Определить базовые настройки календаря («Календарь» – «Настройка») одним из возможных способов: • Вручную и • Путем копирования настроек существующего календаря.
- Создать строки календаря («Функции» – «Создать строки»). В полях «Дата начала» и «Дата окончания» определите период, за который должны быть созданы строки календаря, и нажмите «ОК» для завершения создания строк. Если о пция «Очистить строки активна», то строки, созданные ранее за этот же период, удаляются и заменяются новыми.
- Проверить правильность формирования календаря и общее количество рабочих и праздничных часов /дней за месяц («Календарь» – «Календарь по периодам»). Отдельные изменения можно внести вручную в календарь. Добавлен автоматический расчет праздничных часов для сменных календарей. Если календарь имеет значение в полях Продолжительность смены в днях и Дата начала сменного календаря, то при создании строки календаря рабочего дня, идет проверка попадает ли на него Праздник (из настройки календаря, по статусу дня Праздник), если попадает, то для такой строки заполняется значение в поле Код временной активности для праздничных часов - значением аналогичного поля из Настройки для Праздничного дня, и заполняется поле Праздничные часы - значением Рабочих часов из текущей строки для дня.
- Выделить проверенные строки календаря и утвердить их («Функции» - «Выпустить»), защитив настройки от случайных изменений.