Сценарий "Табель учета рабочего времени"

Для правильного начисления заработной платы необходимо вести учёт отработанного сотрудником рабочего времени. Для учёта использования рабочего времени всех категорий сотрудников и контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчёта оплаты труда используется табель учёта рабочего времени сотрудника.

В Microsoft Dynamics учёт рабочего времени организован в виде планового и фактического табеля учёта рабочего времени сотрудника, который позволяет получить статистику числа рабочих часов/дней по плану и число отработанных сотрудником часов/дней за зарплатный период.

Табель учёта рабочего времени формируются на основании календарей, установленных для каждого сотрудника. Изменения в табель учёта рабочего времени могут быть внесены автоматически путём учёта приказа на отсутствие или вручную, путём регистрации вида работы/отсутствия сотрудника с нужным кодом временной активности.

В табеле учета рабочего времени рассчитываются сверхурочные часы на основании зарплатных календарей, установленных по каждому сотруднику. В колонке «Сверхурочные часы» считаются данные за Месяц, Год, Квартал или Полугодие, в зависимости от настройки зарплатного календаря. Сравниваются плановые часы Официального календаря с установленным сотруднику календарем, разница выводится в колонку «Сверхурочные часы». Колонка «Сверхурочные часы за год» суммирует все часы из колонки «Сверхурочные часы» за год. С начала нового года все данные из колонки «Сверхурочные часы за год» обнуляются и расчет начинается заново.

Шаг 1 Ведение табеля учёта рабочего времени

Плановый табель рабочего времени формируется для каждого сотрудника автоматически на основании рабочего календаря в следующих случаях:

• При создании зарплатного периода. • Для вновь принятых сотрудников табель учета рабочего времени формируется в момент утверждения строки трудового договора с типом «Найм».

Поля "Плановые нормативные часы" и "Отсутствия по нормативному календарю" - берут данные из Нормативного календаря, указанного в настройке Календарей расчета заработной платы. Например, отсутствия считаются по датам ввода отсутствия, но часы показываются, если бы он работал как по нормативному календарю. Это необходимо для расчета сверхурочного времени. Теперь от официального календаря отнимаются отсутствия из колонки "Отсутствия по нормативному календарю" и сравниваются с фактически отработанными часами. Разница оплачивается как сверхурочные часы.

На закладке «Действия» находятся функциональные кнопки:

В системе существует возможность создать табель рабочего времени функцией «Создать» («Функции» – «Создать»). Функция «Обновить» («Функции» – «Обновить») осуществляет обновление табеля рабочего времени сотрудника в соответствии с установленным ему календарём. Она может быть использована для обновления планового табеля учёта рабочего времени при изменении рабочего календаря сотрудника. Для просмотра и редактирования детальной информации по каждому сотруднику (например, для регистрации переработок) необходимо перейти в индивидуальный табель сотрудника («Табель» – «Табель сотрудника»). Обратите внимание, что индивидуальный табель сотрудника также может быть открыт и из Карточки сотрудника («Сотрудник» – «Табели учёта времени» – «Табель сотрудника»).

В заголовке формы можно определить параметры просмотра табеля:

Страница «Табель сотрудника»

Поле	Описание
Код периода	Период, за который сформирован график рабочего времени. При просмотре индивидуального графика рабочего времени можно переключать расчётные периоды не закрывая форму.
Группа временных активностей	Код группы временной активности. Позволяет оперативно отобрать дни, которые содержат кода временной активности, которые входят в выбранную группу. Например, при выборе в поле группы БОЛЕЗНЬ, в строках формы в поле Отработанные часы будут отмечены только дни, когда у сотрудника была отмечена временная активность, входящая в группу. Остальные дни периода останутся пустыми.

Строки страницы «Табель сотрудника» формируются автоматически на основании строк рабочего календаря сотрудника. Поля формы, за исключением поля «Отработанные часы», дублируют соответствующие поля календаря. «Отработанные часы» отображают фактический код временной активности, отражающий вид присутствия/отсутствия сотрудника и фактическое количество отработанных часов. Некоторые коды временной активности могут совмещаться. Для редактирования табеля рабочего времени необходимо нажать на кнопку в поле «Отработанные часы».

Поля страницы «Подробности о табеле учета рабочего времени» заполняются следующим образом:

Страница «Подробности о табеле учета рабочего времени»

Поле	Описание
Код сотрудника	Код сотрудника.
Дата	Дата
Код временной активности	Код временной активности
Название временной активности	Наименование кода временной активности. Поле заполняется автоматически и не редактируется.
Сверхурочные	Поле заполняется автоматически, если для кода временной активности, указанного в строке, установлена настройка «Разрешить переработку».
Отработанные часы	Фактическое количество часов, отработанное сотрудником.
Описание	Произвольный комментарий, который можно использовать при внесении изменений в график.
Тип документа	Тип документа – приказа на отсутствие. Поле заполняется автоматически и не редактируется, если изменения внесены при учете соответствующего вида приказа на отсутствия.
Номер документа	Номер документа – приказа на отсутствие. Поле заполняется автоматически и не редактируется, если изменения внесены при учете соответствующего вида приказа на отсутствия.
Дата документа	Дата документа – приказа на отсутствие. Поле заполняется автоматически и не редактируется, если изменения внесены при учете соответствующего вида приказа на отсутствия.
Код временной активности смежного больничного	Если код активности в строке лишает права на получение пособия по временной трудоспособности, то в этом поле будет указан код временной активности больничного.
Номер документа смежного больничного	Если код активности в строке лишает права на получение пособия по временной трудоспособности, то в этом поле будет указан номер приказа по больничному.
Фиксировать	Если установлен чеккер фиксировать, то данная активность не будет перезаписана при внесении приказа.

Например, для того чтобы зарегистрировать работу в сверхурочное время, необходимо добавить новую строку, указав в новой строке нужный код отсутствий. В поле «Описание» можно внести любые необходимые пояснения.

Для оплаты такой работы, необходимо чтобы зарплатный элемент добавлялся всегда при расчете и имел расчет, который собирает часы к оплате всего месяца.

Если сотрудник отсутствует на рабочем месте по болезни, однако, приказ на больничный невозможно зарегистрировать в текущем отчётном периоде, то укажите специальный код активности, например «SO», в соответствующие дни отсутствия. При учёте приказа на больничный в следующем зарплатном периоде код активности в графике рабочего времени будет изменён.

Если сотруднику был внесен приказ отсутствия в закрытом периоде, «SO» не были проставлены – у него появляется Архивный статус табеля. Поля такие же как у обычного табеля, только добавлены новые:

Страница «Подробности об архиве табеля учета рабочего времени»

Поле	Описание
Время архивации	Время когда был создан Архив статуса табеля
Дата архивации	Дата, когда был создан архив
Кем архивирован	Код пользователя системы под кем был создан архив
Номер версии	Номер версии по коду периода
Номер документа	причины Номер документа/приказа на основании которого был создан архив
Дата учета	Дата учета документа архивации
Использовать для печати	Если чеккер установлен, то при печати отчета Форма табеля учета рабочего времени П-5 будет использован архивный табель

Шаг 2 Администрирование табеля учета рабочего времени

Сформированный и проверенный табель рабочего времени необходимо утвердить. Утверждение табеля рабочего времени осуществляется функцией **«Выпустить» («Функции» - «Выпустить»)**на странице «Статус табеля».

Возможно одновременное утверждение нескольких выделенных строк. Для этого необходимо выделить нужные строки и нажать «Функции» - «Выпустить».

Внести изменения вручную в утверждённый табель учета рабочего времени нельзя. Такое возможно только путем учета советующего приказа на отсутствие. Выпущенный табель учета рабочего времени можно открыть («Функции» - «Открыть») для внесения изменений, если документ для финального расчета заработной платы еще не сформирован. Статус зарплатных документов по каждому сотруднику отображается на странице «Статус зарплаты». Исключения составляют дни в табеле учета рабочего времени с кодом активности с признаком «Разрешить переопределение» в настройках детали можно посмотреть в сценарии Коды временных активностей. Такой вид активности может быть изменен путем соответствующего приказа на отсутствие. Приказ на отсутствие должен быть учтен в открытом периоде. Кроме того, существует возможность коррекции приказов на отсутствие, более детально это описано в сценарии Приказы на отсутствия.

Шаг 3 Форма табеля учета рабочего времени П-5

Официальную форму табеля учета рабочего времени по форме П-5 можно распечатать из списка отчетов. Форма формируется в Excel.

На закладке «Подразделение» можно определить перечень подразделений, для которых будут сформированы табели учета рабочего времени. Табели учета можно сформировывать по отдельным кодам временной активности. Для этого фильтр по кодам временной активности можно указать на закладке «Подробности табеля». На закладке «Параметры» необходимо определить период формирования табеля учета рабочего времени по форме П-5 и его внешний вид.

Отчет «Табель учета времени П-5»

Поле	Описание
Код периода	Месяц, за который должны быть сформирован табель учета рабочего времени.
Номер документа	Номер документа, который будет указан в поле «Номер документа» печатной формы.
Исп. табельные коды	Если опция активна, тогда при формировании печатных форм будут использоваться официально определенные табельные коды. Иначе будут использоваться коды временной активности.
Данные на дату аванса	Если табель печатается для аванса, то необходимо установить значение «Да». Табличная часть будет заполнена данными на дату аванса. Итоговые данные в Статусе табеля и в печатной форме будут обновлены на дату аванса.
Шаблон с одной таблицей	Если используется шаблон, где отсутствия и присутствия находятся в одной таблице, а не в раздельных, нужно установить «Да».
Сортировать по ФИО сотрудника	Если необходима сортировка по ФИО сотрудника, нужно установить «Да».
Фильтр: Подразделение	Допускается фильтрация по Подразделениям.
Фильтр: Сотрудник	Допускается фильтрация по значению.
Фильтр: Архив подробностей табеля	Допускается фильтрация по значению.
Фильтр: Подробности табеля	Допускается фильтрация по значению.
Дополнительно/Максимальное время формирования строк	Определяет максимальное время формирования строк для отчета. При превышении этого времени формирование отчета будет отменено. Значение должно быть в формате [d.]hh:mm .ffffff . Можно включить миллисекунды, однако они не будут учитываться.
Дополнительно/Максимальное количество строк	Определяет максимальное количество строк, включаемых в отчет. При превышении этого количества формирование отчета будут отменено.
Дополнительно/Максимальное количество документов	Определяет максимальное количество документов, включаемых в отчет. Этот параметр относится только к отчетам по документам. При превышении этого количества формирование отчета будут отменено.