Сценарий "Планирование отпусков"

Шаг 1 График отпусков

Система Microsoft Business Central позволяет вести график отпусков сотрудников и формировать необходимые печатные формы документа. График отпусков создается на календарный год.

График отпусков составляется на год, указанный в заголовке формы в поле «Год». В строках формы отображается список сотрудников и планируемые даты отпусков:

Страница «Журнал графиков отпусков»

Поле	Описание
Код сотрудника	Код сотрудника.
Имя сотрудника	ФИО сотрудника. Поле заполняется автоматически после выбора Кода сотрудника и не редактируется.
Код подразделения	Код подразделения. Поле заполняется автоматически после выбора Кода сотрудника и не редактируется.
Код должности	Код должности. Поле заполняется автоматически после выбора Кода сотрудника и не редактируется.
Дата начала	Плановая дата начала отпуска.
Дата окончания	Плановая дата окончания отпуска.
Календарные дни	Количество календарных дней отпуска. Поле заполняется автоматически при заполнении поля Дата окончания и не редактируется.
Фактическая дата	начала Фактическая дата начала отпуска. Поле может заполняться автоматически при использовании функциональности Заявка на отпуск (следующий шаг).
Основание переноса	Текстовое поле для указания причины переноса отпуска.
Ожидаемая дата начала	Ожидаемая дата начала перенесенного отпуска.
Комментарии	Текстовое поле для произвольных комментариев.
Код отпуска	Код отпуска.
Тип отпуска	Тип отпуска.

Если сотрудник планирует разделить отпуск на части, то в графике отпусков следует зарегистрировать столько строк, на сколько частей будет разделен отпуск сотрудника. Для того, чтобы автоматически сформировать список сотрудников компании, используете функцию «Предложить сотрудников» («Функции» – «Предложить сотрудников»).

Для того, чтобы просмотреть график отпусков для сотрудников отдельного подразделения, можно использовать «Фильтр по подразделению» в верхней части страницы.

Для того, чтобы сформировать форму кадрового учета «График отпусков», нажмите «Печать» – «График отпусков». Также доступно использование Уведомления об отпуске.

Форма может быть сформирована в целом для компании, отдельного подразделения или группы сотрудников. Параметры формирования формы можно определить на закладке «Строка графика отпусков».

Шаг 2 Заявление на отпуск

В текущей версии системы функциональность Заявление на отпуск не является обязательной для использования. Каждая компания может самостоятельно принять решение об ее использовании.

Данная функциональность удобна в случае интеграции системы с SharePoint Portal. Каждому сотруднику может быть предоставлена возможность зарегистрировать заявление на отпуск для его последующего одобрения.

Поля заявления заполняются следующим образом:

Страница «Заявление на отпуск», «Общее»

Поле	Описание
Номер	Номер заявления. Определяется автоматически в соответствии с установленной серией номеров «Серия номеров заявлений на отпуска» в Настройке модуля Персонал и Зарплата (сценарий Общие настройки модуля).
Код сотрудника	В данном поле указывается код сотрудника, который регистрирует заявление на отпуск.
Имя сотрудника	Имя сотрудника заполняется автоматически после указания Кода сотрудника.
Код временной активности	Код временной активности, определяющей вид отпуска.
Группа временной активности	Группа временной активности, определяет какой вид приказа нужно создать. Либо Приказ на отпуск, либо Приказ на прочее отсутствие. В зависимости от настроенных приоритетов кодов активности будут создаваться строки активности.
Описание	Описание заявление на отпуск. Поле заполняется автоматически наименованием кода временной активности и может быть изменено вручную.
Дата запроса	Дата подачи заявления на отпуск.
Дата начала	Плановая дата начала отпуска.
Дата окончания	Плановая дата окончания отпуска.
Календарные дни	Количество календарных дней отпуска. Поле заполняется автоматически при заполнении поля Дата окончания.
Статус	Статус заявления на отпуск. Поле заполняется автоматически при запуске функций администрирования документа.
Год по графику	Год согласно плановому графику отпусков, на который приходится планируемый отпуск. Значение поля выбирается из списка графиков отпусков.
Плановая дата начала	Строка из графика отпусков, определяющая плановую дату начала отпуска.
Номер заказа	Заполняется автоматически.
Исп. отпуск	Если опция активирована, то это означает, что отпуск был использован сотрудником. Поле активируется автоматически в момент учета приказа на отпуск, который создается на основании данной заявки.
Центр ответственности	Отображает центр ответственности.
Номер общего приказа	Заполняется автоматически.

Для того, чтобы заявление на отпуск можно было использовать в качестве основы для формирования приказа на отпуск, заявление на отпуск должно быть утверждено.

Из "Заявления на отпуск" можно создать «Приказ на отпуск».

Для этого необходимо заполнить поля "Заявления на отпуск", утвердить, нажать кнопку «Создать приказ» на закладке «Главная»:

• автоматически переходите в "Приказ на отпуск" с заполненными полями. Если все верно - утверждаете, при этом в "Заявлении на отпуск" устанавливается чеккер "Исп. отпуск". При отмене «Приказа на отпуск» - чеккер снимается.

Закладка «Действия»:

Страница «Заявление на отпуск», закладка «Действия», блок «Функции»

Кнопка	Описание
Утвердить	Переводит статус заявления на отпуск в статус «Утверждено» и запрещает его редактирование.
Закрыть	Переводит статус заявления на отпуск в статус «Закрыто» и запрещает его последующее изменение. Открыть закрытое заявление невозможно. Статус «Закрыто» удобно использовать, чтобы отметить отмененные или уже полностью отработанные (использованные) отпуска.
Открыть	Переводит заявление на отпуск в статус Открыто и разрешает его редактирование.
Пометить как использованное	Отмечает, что отпуск использован. При запуске функции поле «Исп. Отпуск» маркируется.
Пометить как неиспользованное	Отмечает, что отпуск не использован. При запуске функции с поля «Исп. Отпуск» снимается маркировка.

Шаг 3 Контроль ежегодных оплачиваемых отпусков

Система Microsoft Dynamics позволяет контролировать использование ежегодных отпусков и любые другие виды отсутствия, оформленные соответствующим образом. Виды отсутствия, которые должны контролироваться, должны иметь настройку «Использовать начисления» – «Да» (сценарий Учет рабочего времени). Начисление ежегодных отпусков следует добавить при приеме на работу (сценарий Трудовые договора). В момент утверждения строки трудового договора с типом «Найм», в условия договора, должна существовать строка с типом «Начисление отпуска» (сценарий Условия труда).

После утверждения строки, в книге «Операции отсутствия сотрудников» формируется специальная запись с типом «Начисление», которая определяет первый период для расчета сроков предоставления обязательного ежегодного отпуска сотруднику – расчетный период для отпуска. Отпускной период устанавливается равным одному году с момента приема на работу и является индивидуальным для каждого сотрудника. Период отпуска можно просмотреть из Карточки сотрудника выбрав «История» – «Баланс отпусков».

Страница «Операции начисления по сотруднику»

Кнопка	Описание
Код сотрудника	Код сотрудника.
Код временной активности	Код временной активности для отпуска.
Дата начала	Дата начала периода, за который предоставляется отпуск. Для ежегодных отпусков это дата начала периода рабочего года. Для других видов отпусков (например, социальных), это может быть дата начала в рамках календарного года.
Дата окончания	Дата начала периода, за который предоставляется отпуск. Для ежегодных отпусков это дата окончания периода рабочего года. Для других видов отпусков (например, социальных), это может быть дата окончания в рамках календарного года. Обратите внимание, что при увольнении, дата окончания ограничивается датой увольнения.
Календарные дни	Количество календарных дней начисления для отпуска для всего периода действия.
Исп. календ. дней	Количество использованных календарных дней отпуска, которые принадлежат к этому периоду начисления. Использованные дни могут быть добавлены через приказ на отпуск (сценарий Приказы на отсутствия).
Компенс. календ. дней	Количество календарных дней компенсации отпуска, которые принадлежат к этому периоду начисления. Дни компенсации могут быть добавлены при учете строки трудового договора с типом «Увольнение» из условий для строки (сценарий Компенсация отпуска) или через Журнал отпусков.
Коррект. календ. дней	Количество календарных дней коррекции отпуска, которые принадлежат к этому периоду начисления. Дни коррекции могут быть добавлены через Журнал отпусков.
Плановый Баланс	Количество остатка календарных дней. Рассчитывается как Календарные дни - Исп. календ. дней - Компенс. календ. дней + Коррект. календ. дней. Обратите внимание, что баланс показывает остаток в независимости от отработанного времени.
Баланс на дату	Количество остатка календарных дней. Рассчитывается как Календарные дни - Исп. календ. дней - Компенс. календ. дней + Коррект. календ. дней. Показывает баланс на дату, введенную пользователем. По умолчанию проставлена текущая дата.
Описание	Определяет описание, связанное с этой строкой
Описание (English)	Определяет описание, связанное с этой строкой на англ.
Календарные дни на дату	Количество календарных дней начисления для отпуска на дату, заданную пользователем.
Плановые календарные дни	Определяет количество календарных дней
Тип документа	Определяет тип связанного документа
Тип отпуска	Определяет тип отпуска (основной, дополнительный, учебный)
Номер позиции	Позиция из карточки сотрудника
Дата документа	Определяет дату создания связанного документа
Дата кадрового приказа	Дата кадрового приказа
Номер документа	Определяет номер связанного документа
Номер кадрового приказа	Номер кадрового приказа

Добавить начисление по другому виду отпуска (которого не было в условиях договора) можно через Журнал отпусков

Привязка очередного отпуска к плановому периоду отпуска осуществляется автоматически при учете приказа на отпуск с тем же кодом активности по методу «применить к старшему», то есть самый первый расчетный период для отпуска закроется первым, затем второй и т.д. Номер связанной операции начисления для строки отсутствия, соответствующей очередному отпуску, указывается в поле «Номер операции начисления»:

Если отпуск предоставляется частями или метод «применить к старшему» не подходит, то в приказе на отпуск (сценарий Приказы на отсутствия) можно вручную указать «Номер операции начисления», тогда использованные дни будут привязаны к указанной операции начисления.

Начисление для следующего года можно добавить вручную через Журнал отпусков или автоматически в момент закрытия зарплатного периода – формируется для видов отсутствий с кодами временной активности, перечисленными в группе временной активности, заданной в параметре «Изм. периода отпуска заданием» настройки модуля Персонал и зарплата (сценарий Общие настройки модуля). При закрытии текущего зарплатного периода или пре учете зарплатного документа за предыдущий период, система автоматически сформирует запись в книге «Операции отсутствия сотрудника» дополнительную запись с типом «Начисление». Дата начала сформированной операции будет следующей после даты окончания текущего расчетного периода для отпуска, а дата окончания + 1 год к дате начала. В поле «Номер операции» начисления сформированной записи будет указан код основной операции расчетного периода для отпуска.

Обратите внимание, что правило контроля сроков и продолжительности отпускного периода осуществляется только для видов отсутствия, определенных в группе временной активности, указанной в параметре «Код группы очередного отпуска» настройки модуля «Персонал и Зарплата» (сценарий Общие настройки модуля).

Для просмотра текущего баланса отпусков сотрудников (на конкретную дату) можно указав дату или использовать отчет «Баланс отпуска сотрудников», который можно запустить из страницы «Операции начисления по сотруднику», выбрав «История» – «Баланс отпусков» – «Печать»:

Отчет «Баланс отпуска сотрудника»

Поле	Описание
Код временной активности	Необходимо указать код временной активности, который соответствует виду отпуска, который должен быть проанализирован. Для обычного использования отчета для анализа баланса по ежегодным обязательным отпускам укажите M.
Дата отчета	Необходимо указать дату, на которую будет сформирован баланс отпусков.

Остаток дней рассчитывается как Начислено – Использовано – Компенсировано + Коррекция.

Количество начисленных («заработанных») дней на дату рассчитывается по следующему алгоритму:

1. Если код активности имеет настройку «Зависит от отработанного времени» – «Нет» (сценарий Учет рабочего времени), то количество начисленных дней равно количеству календарных дней из начисления такого отсутствия.
2. Если код активности имеет настройку «Зависит от отработанного времени» – «Да» (сценарий Учет рабочего времени), то: • Рассчитывается базовая «стоимость дня» исходя из всего периода начисления отсутствия. Количество календарных дней, которое положено для начисления отсутствия, разделяется на количество календарных дней за период даты начала и даты окончания начисления отсутствия. При подсчете дней за период даты начала и окончания, для кода активности анализируется настройка «Включать праздничные дни в расчет» (сценарий Учет рабочего времени), если она имеет значение «Нет», то праздничные дни исключаются из расчета, если она имеет значение «Да», то праздничные дни не исключаются из расчета. Праздничные дни определяются по Официальному календарю (сценарий Общие настройки модуля). • Рассчитывается количество календарных дней на дату формирования отчета. Подсчитывается количество календарных дней за период от даты начала начисления отсутствия до даты, на которую формируется отчет. При подсчете дней за период даты начала и даты формирования отчета, для кода активности анализируется настройка «Включать праздничные дни в расчет» (сценарий Учет рабочего времени), если она имеет значение «Нет», то праздничные дни исключаются из расчета, если она имеет значение «Да», то праздничные дни не исключаются из расчета.

Также, при подсчете дней за этот период, для кода активности анализируется настройка «Код группы искл. дней» (сценарий Учет рабочего времени), при наличии для календарного дня в табеле рабочего времени сотрудника за период, кодов временных активностей из этой настройки, такие дни исключаются из расчета. • Количество начисленных дней равно «стоимость дня» умножить на количество календарных дней на дату формирования отчета (в рамках периода даты начала и даны окончания начисления). Значение округляется к двум знакам.

По уволенным сотрудникам нет возможности сформировать отчет, т. к. при увольнении, меняется дата окончания всех начислений отпуска.

Шаг 4 Импорт баланса отпуска

Доступен импорт операций отсутствия сотрудника.

Для корректного отображения необходимо выполнить определенный алгоритм действий.

1. Через журнал отпусков необходимо создать и учесть строку начисления отсутствия с указанием кода активности. В строке обязательным для заполнения является поле Номер документа (например, для нумерации можно использовать номер сотрудника+год начисления+код активности). После учета строки начисления, операции начисления автоматически присвоится уникальный номер.
2. Через журнал отпусков необходимо создать строку (строки) использования отсутствия с указанием кода активности. В строке (строках) обязательным для заполнения является поле Номер документа (он должен быть идентичным соответствующей строке начисления).
3. Далее необходимо использовать функцию Установить номер операции начисления, которая найдет уникальный номер операции по полю Номер документа и установит его в поле Номер операции начисления для строк с типом использование.

После учета строки (строк) использования произойдет их привязка в балансе к нужной операции начисления.

Если в строке использования установить настройку Табельный учет, тогда после учета, дополнительно будут созданы детали табеля для периода действия строки. После отмены регистра зарплаты, детали табеля для периода действия строки вернутся к предидущему значению.