Сценарий "Трудовые договоры"
Трудовые договоры используются для регистрации операций, связанных с кадровым учетом сотрудников организации, а также определения существенных условий труда, которые, согласно законодательству, должны быть определены в трудовом договоре. С помощью трудовых договоров оформляется прием и увольнение сотрудников, их перемещение на другую позицию, изменению оклада, календаря и пр. Трудовой договор заключается индивидуально с каждым физическим лицом. На протяжении работы в компании все перемещения, замещения, а также изменение существенных условий труда, регистрируются путем формирования дополнительных строк в трудовом договоре. В случае внутреннего совместительства, когда согласно законодательства должен быть заключен отдельный трудовой договор с сотрудником, следует оформить новый трудовой договор с характером роботы «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство» (если сотрудник не работает у нас на основном месте работы).
Шаг 1 Карточка трудового договора
Просмотр списка трудовых договоров и формирование новых осуществляется в справочнике трудовых договоров.
Страница «Трудовой договор», Заголовок
| Поле | Описание |
|---|---|
| Номер трудового договора (контракта). | Определяется автоматически в соответствии с выбранной серией номеров (сценарий Общие настройки модуля). |
| Тип контракта | Тип договора:• Трудовой договор. • Гражданский договор. |
| Код типа трудового договора | Информационное поле, которое может использоваться компанией для внутренней классификации договоров. |
| Код физ. лица | Нужно выбрать Код физического лица, с которым заключен трудовой договор. |
| ФИО физического лица | Имя физического лица заполняется автоматически при выборе кода физического лица. |
| Характер работы | Характер работы:• Основная работа. • Внутреннее совместительство. • Внешнее совместительство. |
| Описание | Текстовое описание трудового договора. |
| Категория лица | Обязательно должно иметь значение кода согласно законодательству. Значение переносится в карточку сотрудника и строки зарплатного документа для последующего использования в Отчет по ЕСВ. |
| Дата начала | Дата начала действия договора. Поле обязательно для заполнения. |
| Дата окончания | Дата окончания действия договора. Для бессрочных договоров это поле может оставаться пустым. При добавлении строки с типом «Увольнение», необходимо сначала указать дату окончания договора. |
| Продлевать | Устанавливается чеккер, если необходимо продлевать трудовой договор автоматически. Запуск отчета 21094085 позволяет продливать трудовой договор автоматически. |
| Период продления | Рассчитывается период продления трудового договора, кол-во рассчитывается по датам начала и дате окончания. Поле период продления заполняется автоматически при последующей очередности действий: заполнить необходимые поля в заголовке трудового договора (кроме Продление= TRUE) – Создать строку трудового договора – Проставить галочку Продление= TRUE |
| Статус | Текущий статус договора. Заполняется автоматически при запуске пользователем соответствующей функции:• Открыто – договор зарегистрирован в системе, но сотрудник еще не принят на работу и любые условия договора могут быть изменены непосредственно в договоре. • Утверждено – сотрудник принят на работу, любые изменения в договоре должны осуществляться через формальные процедуры. Статус устанавливается в момент утверждения строки договора с типом «Найм». • Закрыто - договор закрыт (расторгнут). |
| Код сотрудника | В момент утверждения строки договора с типом «Найм» в системе формируется карточка сотрудника, соответствующая данному трудовому договору. Код созданной карточки указывается в поле и не редактируется. Обратите внимание, что карточка поставщика-физического лица не формируется автоматически и должна быть создана вручную с помощью функции «Создать Поставщика», которая запускается из Карточки физ. лица (сценарий Карточка физического лица). |
| Центр ответственности | Определяется центр ответственности. |
Система позволяет оформить следующие виды договоров при приеме на работу с учетом следующих ограничений:
| Значение | Ограничение | |
|---|---|---|
| Трудовой договор | Характер работы – Основная работа (далее основной договор). | Может быть только один активный договор такого типа для физ. лица. Для этого типа договора могут быть определены строки с типами Перевод и совмещение. |
| Трудовой договор | Характер работы – Внутреннее совместительство. | Должен быть действующий основной договор. |
| Трудовой договор | Характер работы – Внешнее совместительство | Нет действующих основных договоров. |
| Гражданский договор | В карточке позиции указана опция «Внештатная». |
В зависимости от видов трудовых отношений в договоре могут быть строки следую щего типа:
• Найм – строка этого типа должна присутствовать во всех договорах и являться первой.
• Перевод – строка этого типа формируется в случае перемещения/замещения сотрудника на другую позицию или изменения существенных условий труда. Если трудовой договор ограничен сроком, перевод допускается в рамках указанного срока.
• Совмещение – строка этого типа формируется в случаях совмещения.
• Увольнение – строка этого типа присутствует во всех закрытых договорах и является последней. На основании этой строки формируется приказ на увольнение сотрудника и осуществляется финальный расчет заработной платы. При утверждении строки трудового договора с типом Увольнение, есть проверка, что у сотрудника нет приказов на отсутствие, которые заканчиваются позже или равно Дате увольнения, если приказы есть - появляется ошибка с описанием такого приказа и не учитывается увольнение.
В строках договора должны быть заполнены следующие поля:
Страница «Трудовой договор», Строки
| Поле | Описание |
|---|---|
| Статус | Текущий статус строки договора устанавливается автоматически функциями, которые запускаются из меню «Функции»: «Утвердить строку», «Отменить утверждение строки». Если статус строки «Утверждено», то все параметры строки, а также условия договора, привязанные к строке, недоступны для редактирования. |
| Тип операции | Тип строки договора: • Найм. • Перевод. • Совмещение. • Увольнение. |
| Номер приложения | Номер приложения (дополнительного соглашения) к договору. Это ключевое поле, поэтому следует придерживаться автоматической нумерации, которая генерируется при создании строки трудового договора. Если необходимо изменить нумерацию, то необходимо соблюдать принципы нумерации и сортировки полей с типом Код. |
| Номер приказа | В момент утверждения строки документа номер кадрового приказа присваивается автоматически. Очередной номер будет выбран согласно серии номеров, указанной в поле «Серия номеров кадровых приказов». Значение поля можно указать вручную, то при утверждении будет проверена настройка «Нумерация вручную» для серии номеров. |
| Дата приказа | В поле можно вручную указать дату приказа. |
| Дата начала | Дата начала действия данного приказа (дополнения) к трудовому договору. Для строки с типом «Найм» значение поля должно совпадать со значением поля Дата начала, указанной в заголовке документа. |
| Дата окончания | Дата окончания данного дополнения к трудовому договору. Поле может оставаться пустым, если оформляется приказ на неопределенный срок. Для действующей строки трудового договора поле заполняется автоматически при переводе сотрудника на другую позицию или его увольнении. |
| Описание | Текстовое описание строки трудового договора |
Для строк с типом «Найм», «Перевод», «Совмещение» заполняются параметры, определяющие условия приема на работу и условия труда.
Страница «Трудовой договор», Строки
| Поле | Описание |
|---|---|
| Номер позиции | Номер позиции выбирается из списка открытых свободные позиций на дату начала действия договора. Для договоров с типом «Гражданский договор» выбираются только п озиции с типом «Внештатная позиция». |
| Ставка позиции | Ставка позиции заполняется автоматически после указания «Номера позиции». Обратите внимание, что ставка в строке трудового договора не может быть изменена и всегда должна совпадать со значением ставки, указанной в карточке позиции. |
| Позиция бюджета | Если установлен чеккер «Использовать бюджетные позиции» в настройке модуля персонал и зарплата (Сценарий Общие настройки модуля ), то необходимо указать бюджетную позицию |
| Изменение | Применяется при изменении данных в карточке позиции (оклад, календари, проч.), при этом позиции добавляются автоматически, данные меняются в фактической позиции. |
| Номер позиции | Если установлен чеккер «Использовать бюджетные позиции» в настройке модуля персонал и зарплата (Сценарий Общие настройки модуля ),то позиция добавляется автоматически. Если чеккер не установлен, то необходимо указать фактическую позицию. |
| Дата начала испытательного срока | Поле заполняется автоматически датой начала действия договора, если в позиции, выбранной в строке трудового дог овора, предусмотрен испытательный срок. Поле может быть изменено вручную. |
| Продлено | Устанавливается чеккер, если было продление трудового договора. |
| Период продления | Указывается период продления трудового договора, кол-во рассчитывается по датам начала и дате окончания. |
| Дата окончания испытательного срока | Поле заполняется автоматически датой начала действия договора, если в позиции, выбранной в строке трудового договора, предусмотрен испытательный срок. Длительность испытательного срока указана в карточке позиции. Поле может быть изменено вручную. |
| Описание испытательного срока | Текстовое описание длительности испытательного срока. |
| Вид перевода | Можно выбрать вид перевода для использования в печатной форме в Excel. |
| Временно | Нужно установить для строки Перевод, если это временный перевод, который не нужно отображать в таблице 5 отчета ЕСВ. |
| Серия номеров | Серия номеров кадровых приказов, которая будет использоваться для определения номера кадрового приказа данной операции при утверждении строки. Значение будет определено по-умолчанию из Общей настройки модуля, но его можно изменить, выбрав одну из связанных серий, которая отвечает для данного типа операции. |
| Текстовый шаблон | Можно выбрать Текстовый шаблон для формирования текста приказа, который будет использован при печати приказа в Word. |
Для строки с типом «Увольнение» должны быть дополнительно определены следующие поля:
Страница «Трудовой договор», Строки
| Поле | Описание |
|---|---|
| Причина увольнения | Выберите из справочника «Причины прекращения» код причины увольнения. |
| Документ увольнения | Текстовое поле для регистрации документа, связанного с причиной увольнения. Поле не обязательно для заполнения. |
| Серия номеров | Серия номеров, которая будет использоваться для определения номера кадрового приказа данной операции при утверждении строки. Значение будет определено по-умолчанию из Общей настройки модуля, но его можно изменить, выбрав одну из связанных серий. |
| Текстовый шаблон | Можно выбрать Текстовый шаблон для формирования текста приказа, который будет использован при печати приказа отчетами, которые настроены при помощи Word-layout. |
Рассмотрим функциональные кнопки на закладке «Строки».
Кнопка «Функции»
| Кнопка | Описание |
|---|---|
| Создать условия договора | Строка обязательно должна иметь условия договора. При нажатии кнопки «Создать условия договора» в системе создаются условия трудового договора на основании условий труда, определенных по умолчанию для элементов организационной структуры, а также позиции и карточке физического лица. Из возможных вариантов условий трудового договора выбирается наилучшие условия с точки зрения сотрудника. |
| Утвердить строку | Утвердить строку трудового договора, присвоить ей статус «Утверждено» и выполнить перечень обязательных действий в системе. |
| Прекратить совмещение | Закрывает позицию трудового договора с типом «Совмещение». |
| Отменить утверждение строки | Статус строки изменяется на «Открыто», после чего, можно внести изменения в строку или Условия договора. Обратите внимание, отменить утверждение можно только по сотруднику, по которому не выполнялся расчет зарплаты и др. операции. При отмене утверждения строки карточка сотрудника не удаляется. |
Кнопка «Печать»
| Кнопка | Описание |
|---|---|
| Печать для строки | Запуск выбора печати отчетов согласно настройке «Выбор отчета-персонал» и типа строки. Так и произвольные формы приказов, которые настроены при помощи Word-layout. |
Кнопка «Строка»
| Команда | Описание |
|---|---|
| Условия договора | Отображает список условий текущей строки трудового договора. Обратите внимание, что если какие-то условия, например продолжительность ежегодного отпуска, не меняются при переводе сотрудника на другую позицию, то их не надо указывать в строке трудового соглашения с типом «Перевод». Обратите внимание, что список условий договора может быть измен. Во внимание принимаются условия договора, указанные в строке трудового соглашения, но не рекомендуется менять строку, которая отвечает за размер базового оклада. |
| Комментарии | Комментарии к строке трудового договора. |
| Текст приказа | При выборе значения в поле «Текстовый шаблон», будет сгенерировано значение в полях Текст приказа и Текст основания, согласно правилам описанных в сценарии Текстовые шаблоны. Тексты в этих полях можно редактировать, и он могут быть использованы при печати приказа отчетами, которые настроены при помощи Word-layout. |
| Вложения | На странице Вложенные документы, можно прикреплять внешние файлы к конкретной строке приказа. |
Шаг 2 Существенные условия трудового договора
Для автоматического определения условий труда по договору, установленных по умолчанию для физического лица, которое будет занимать выбранную позицию, необходимо запустить функцию «Функции» – «Создать условия договора» на карточке трудового договора. Обратите внимание, что строка договора должна быть заполнена, в ней необходимо определить поля «Номер позиции» и «Дата начала». Система проанализирует все условия, которые могут быть применены для данной строки договора и конкретного физического лица и сформирует список «Условий договора» («Строка» – «Условия договора»). В список будут отобраны наилучшие, с точки зрения физического лица, возможные условия по каждому коду элемента.
Для строк договора с типами «Найм», «Перевод» создание строк условий договора с типами «Зарплатный элемент» (для начислений или удержаний) и «Начисление отпуска» (для количества дней отпуска) является обязательным. Без условия «Начисление отпуска» строка типа "Найм" может быть утверждена только в случае установки настройки "Не проверять условия отпуска" в "Настройка модуля Персонал и зарплата" . Для строки договора с типом «Увольнение» можно создать строку с типом «Компенсация отпуска», более подробно о таких строках описано в сценарии Компенсация отпуска.
Для строки договора с типом «Совмещение», не можно использовать тот же зарплатный элемент оплаты по окладу (1001, 1002, 1003, 1004) что и для «Найма» и «Перевода», а нужно использовать отдельный элемент. При добавлении строки в договоре с типом «Совмещение», необходимо указывать свободную позицию, после утверждения строки, позиция будет отображена в Штатном расписании как занята. Если сотрудник временно исполняет обязанности другого сотрудника, можно просто добавить ему зарплатный элемент доплаты за замещение через «Журнал сотрудников» или в «Условия замещения» в Приказах на отпуск и командировку. Редактирование условий труда возможно до тех пор, пока строка трудового договора не утверждена.
Значение настройки «Использовать коэффициент повышения» используется при просчете среднего заработка для отпуска согласно постановлению 100, п.10. Если настройка установлена, то это повышение оклада (строка с типом «Перевод») используется для расчета коэффициента повышения.
Значение настройки «Ограничить коэффициент повышения» используется при просчете среднего заработка для отпуска согласно постановлению 100, п.10. Если настройка установлена (для условий строки с типом «Перевод»), то все предыдущие повышения не учитываются при расчете коэффициента повышения («У разі зміни тарифної ставки (посадового окладу) працівникові у зв'язку з присвоєнням вищого розряду, переведенням на іншу вищеоплачувану роботу (посаду) тощо таке коригування середньої заробітної плати не провадиться.»).
Значение настройки «Значение коэффициента» используется при просчете среднего заработка для отпуска согласно постановлению 100, п.10. Если настройка установлена (для условий строки с типом «Перевод»), то коэффициент используется для расчета среднего как готовое значение, а не расчетное («На госпрозрахункових підприємствах і в організаціях коригування заробітної плати та інших виплат провадиться з урахуванням їх фінансових можливостей.»).
Если у сотрудника есть остаток баланса отпуска с прошлого места работы, то его необходимо внести после утверждения строки трудового договора через Журнал отпусков (детальнее в сценарии Журнал отпусков), добавляя дни отпу ска в основной отпуск.
Шаг 3 Утверждение трудового договора
Каждая строка трудового договора должна быть утверждена («Функции» – «Утвердить строку»). В момент утверждения строки трудового договора с типом «Найм» в системе выполняются следующие действия:
- Формируется новая карточка сотрудника (код созданной карточки сотрудника указывается в поле «Код сотрудника»).
- В карточке сотрудника автоматически заполняются поля, определенные для физического лица или известные из трудового договора.
- Формируется новая запись о месте и характере работы сотрудника (доступна из Карточки сотрудника «История» – «Трудовая книжка сотрудника»).
- В Книге операций по сотрудникам (доступна из Карточки сотрудника «История» – «Книга операций по сотрудникам») сохраняются условия труда, определенные в строке трудового договора.
- Формируется информация о расчетном пери оде для отпуска и положенных сотруднику днях отпуска (информация доступна из Карточки сотрудника «История» – «Баланс отпусков»).
- Формируется плановый табель учета рабочего времени. В момент утверждения строки трудового договора с типом «Перевод» или «Совмещение» выполняются действия 3 и 4. Следует отметить, что изменяются только те условия труда, которые были изменены в строке трудового договора. Обратите внимание, что изменение количества дней отпуска не осуществляется автоматически. Если при изменении позиции количество дней отпуска изменилось, то необходимо внести изменения вручную через «Журнал отпусков» (сценарий Журнал отпусков). При утверждении строки с переводом в середине периода на позицию с другой группой расчета, если чеккер "Создать Детали Статуса Зарплаты" на настройках модуля включен, для каждой уникальной группы расчета будет создан статус зарплаты в таблице Детали статуса зарплаты. При создании финальных зарплатных документов за период будут созданы несколько зарплатных документов сотрудника для каждой уникальной расчетной группы. В момент утверждения строки трудового договора с типом «Увольнение» в системе выполняются следующие действия:
- Обновляется карточка сотрудника: устанавливается дата увольнения, статус сотрудника «Уволен».
- Позиция, которую занимал сотрудник освобождается.
- Все записи в «Книге операции по сотруднику» ограничиваются датой увольнения. Добавляются операции по условиям увольнения (компенсация отпуска, помощь).
- Начисление отпусков в «Балансе отпусков» ограничиваются датой увольнения.
- Из табеля учета рабочего времени и из статуса зарплаты, удаляются записи для периодов, которые больше периода увольнения.
Шаг 4 Групповые приказы
Система поддерживает возможность создания группового приказа по кадровому учету/перемещению сотрудников. Прежде чем начать использовать групповой приказ, строки трудовых договоров для каждого сотрудника должны быть созданы, корректно заполнены и находиться в статусе «Открыто». В заголовке группового приказа должны быть заполнены следующие поля:
Стра ница «Групповой приказ», Заголовок
| Поле | Описание |
|---|---|
| Тип документа | Тип приказа определяет тип строк трудового договора, которые будут включены в приказ. Возможные типы документа:• Найм. • Перевод. • Увольнение. |
| Номер | Номер приказа определяется автоматически согласно серии номеров, указанной в «Настройке модуля Персонал и зарплата» (сценарий Общие настройки модуля). Обратите внимание, что для каждого типа группового приказа используется собственная серия номеров. Если в строках трудовых договоров, выбранных в строках группового приказа, не было заполнено поле «Номер приказа», то при утверждении документа это поле будет заполнено значением поля «Номер» из группового приказа. |
| Описание | Текстовое поле для описания содержания приказа. Поле носит информационный характер. |
| Дата документа | Дата приказа. Если в строках трудовых договоров, выбранных в строках группового приказа, не было заполнено поле «Дата приказа», то при утверждении документа это поле будет заполнено значением поля «Дата документа» группового приказа. |
| Дата учета | Дата учета приказа. |
| Статус | Текущий статус приказа:• Открыто. • Утверждено. |
| Номер кадрового приказа | Номер кадрового приказа |
| Серия номеров кадровых приказов | Выбор серии номеров кадровых приказов |
| Дата кадрового приказа | Дата кадрового приказа |
| Использовать реквизиты групп. приказа | Использовать/ не использовать реквизиты групп. Приказа для строк (дата, номер приказа). |
| Центр ответственности | Отображается центр ответственности. |
В строках документа необходимо указать строки трудовых договоров, которые должны быть утверждены в рамках приказа. Перечень строк может быть сформирован автоматически с использованием функции «Получить договоры» («Функции» – «Получить договоры»). Функция обеспечивает возможность добавить отобранные строки трудовых договоров в строки группового приказа.
Страница «Групповой приказ», Строки
| Поле | Описание |
|---|---|
| Номер договора | Номер трудового договора с сотрудником. |
| Номер приложения | В данном поле указывается номер приложения (дополнительного соглашения) к трудовому договору. |
| Код сотрудника | Поле заполняется автоматически после указания номера контракта. |
| Имя сотрудника | ФИО сотрудника. Заполняется автоматически при выборе Кода сотрудника. |
| Статус | Статус утверждения строки |
| Номер приказа | Номер приказа |
| Дата приказа | Дата создания приказа |
Для того, чтобы утвердить приказ, нажмите кнопку «Утвердить» на закладке «Действия». Произойдет массовое утверждение статуса строк трудового договора и связанных с ним действий. Для формирования печатной формы приказа соответствующего типа нажмите «Печать». Формат нужной печатной формы будет определён автоматически в зависимости от типа приказа.
Если утвердить Приказ по штатному расписанию для переименования подразделения или должности, строки группового приказа на перемещение для активных позиций будут созданы автоматически.