Сценарій "Трудові договори"
Трудові договори використовуються для реєстрації операцій, пов'язаних з кадровим обліком працівників організації, а також визначення суттєвих умов праці, які відповідно до законодавства повинні бути визначені у трудовому договорі. За допомогою трудових договорів оформляється прийом та звільнення працівників, їх переміщення на іншу позицію, зміну окладу, календаря та ін. Трудовий договір укладається індивідуально з кожною фізичною особою. Протягом роботи в компанії всі переміщення, суміщення, а також зміна істотних умов праці реєструються шляхом формування додаткових рядків у трудовому договорі. У разі внутрішнього сумісництва, коли відповідно до законодавства має бути укладено окремий трудовий договір із співробітником, слід оформити новий трудовий договір з характером роботи «Внутрішнє сумісництво» або «Зовнішнє сумісництво» (якщо працівник не працює у нас на основному місці роботи).
Крок 1 Картка трудового договору
Перегляд списку трудових договорів та формування нових здійснюється у довіднику трудових договорів.
Сторінка «Трудовий договір», Заголовок
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер | Визначається автоматично відповідно до вибраної серії номерів (сценарій Загальні налаштування модуля). |
| Тип договору | Тип договору:• Трудовий договір. • Цивільний договір. |
| Код типу трудового договору | Інформаційне поле, яке можна використовувати компанією для внутрішньої класифікації договорів. |
| Код фіз. особи | Потрібно вибрати Код фізичної особи, з якою укладено трудовий договір. |
| ПІБ фіз. особи | ПІБ фізичної особи заповнюється автоматично під час виб ору коду фізичної особи. |
| Характер роботи | Характер роботи:• Основна робота. • Внутрішнє сумісництво. • Зовнішнє сумісництво. |
| Опис | Текстове опис трудового договора. |
| Категорія особи | Обов'язково має мати значення коду згідно із законодавством. Значення переноситься у картку співробітника та рядки зарплатного документа для подальшого використання у звітах. |
| Дата початку | Дата початку дії договору. Поле обов'язкове для заповнення. |
| Дата закінчення | Дата закінчення дії договору. Для безстрокових договорів це поле може бути порожнім. При додаванні рядка з типом «Звільнення» необхідно спочатку вказати дату закінчення договору. |
| Продовжено | Встановлюється чеккер, якщо необхідно продовжувати трудовий договір автоматично. Запуск звіту 70950672 дозволяє продовжувати трудовий договір автоматично. |
| Період продовження | Розраховується період продовження трудового договору, кількість розраховується за датами початку і датою закінчення. Поле період продовження заповнюється автоматично при наступній черговості дій: заповнити необхідні поля в заголовку трудового договору (крім продовження = TRUE) - Створити рядок трудового договору – Встановити чеккер продовження = TRUE |
| Статус | Поточний статус договору. Заповнюється автоматично при запуску користувачем відповідної функції:• Відкрито – договір зареєстрований у системі, але співробітник ще не прийнятий на роботу та будь-які умови договору можуть бути змінені безпосередньо у договорі. • Затверджено – співробітника прийнято на роботу, будь-які зміни у договорі мають здійснюватися через формальні процедури. Статус встановлюється на момент затвердження рядка договору з типом «Найм». • Закрито - договір закритий (розірваний). |
| Код співробітника | У момент затвердження рядка договору з типом «Найм» у системі формується картка співробітника, що відповідає даному трудовому договору. Код створеної картки вказується у полі та не редагується. |
| Номер місця трудових відносин | Унікальний номер організації, однаковий для усіх записів у трудовій книжці по одному підприємству. Використову ється для створення записів у Е-трудовій діяльності (сценарій Е-трудова діяльність). Поле доступне для редагування незалежно від статусу Трудового договору для можливості оновлення/створення записів у Е-трудовій діяльності для вже затверджених рядків. |
Система дозволяє оформити такі види договорів прийому на роботу з урахуванням таких обмежень:
| Значення | Додатковий параметр | Обмеження |
|---|---|---|
| Трудовий договір | Характер роботи – Основна робота (далі – основний договір) | Можливий лише один активний Переведення та Суміщення. |
| Трудовий договір | Характер роботи – Внутрішнє сумісництво. | Має бути чинний основний договір. |
| Трудовий договір | Характер роботи – Зовнішнє сумісництво | Немає чинних основних договорів. |
| Цивільний договір | У картці позиції вказано опцію «Позаштатна». |
Залежно від видів трудових відносин у договорі можуть бути рядки наступного типу:
• Найм – рядок цього типу має бути присутнім у всіх договорах і бути першим.
• Переведення– рядок цього типу формується у разі переміщення/заміщення працівника на іншу позицію чи зміни суттєвих умов праці. Якщо трудовий договір обмежений строком, переміщення допускається у межах зазначеного терміну.
• Суміщення – рядок цього типу формується у випадках суміщення посад.
• Звільнення – рядок цього типу є у всіх закритих договорах і є останнім. На підставі цього рядка формується наказ на звільнення працівника та здійснюється фінальний розрахунок заробітної плати. При затвердженні рядка трудового договору з типом Звільнення, є перевірка, що працівник не має наказів на відсутність, які закінчуються пізніше або дорівнює Даті звільнення, якщо накази є - з'являється помилка з описом такого наказу і не обліковується звільнення.
У рядках договору мають бути заповнені такі поля:
Сторінка «Трудовий договір»,
| Поле | Опис |
|---|---|
| Статус | Поточний статус рядка договору встановлюється автоматично функціями, що запускаються з меню "Функції": "Затвердити рядок", "Скасувати затвердження рядка". Якщо статус рядка «Затверджено», всі параметри рядка, а також умови договору, прив'язані до рядка, недоступні для редагування. |
| Тип операції | Тип рядка договору: • Найм. • Переведення. • Суміщення. • Звільнення. |
| Номер додатку | Номер додатку (додаткової угоди) до договору. Це ключове поле, тому варто дотримуватися автоматичної нумерації, що генерується під час створення рядку трудового договору. Якщо є необхідність змінити нумерацію, то необхідно дотримуватися принципів нумерування та сортування полів з типом Код. |
| Номер наказу | У момент затвердження рядка документа номер кадрового наказу надається автоматично. Черговий номер буде вибраний відповідно до серії номерів, вказаних у полі «Серія номерів кадрових наказів». Значення поля можна вказати вручну, при затвердженні буде перевірено налаштування «Нумерація вручну» для серії номерів. |
| Дата наказу | У полі можна вручну вказати дату наказу. |
| Дата початку | Дата початку дії цього наказу (доповнення) до трудового договору. Для рядка з типом «Найм» значення поля має співпадати зі значенням поля Дата початку, яка вказана в заголовку документа. |
| Дата закінчення | Дата закінчення цього доповнення до трудового договору. Поле може бути порожнім, якщо оформляється наказ на невизначений термін. Для чинного рядка трудового договору поле заповнюється автоматично під час переведення працівника на іншу позицію або його звільнення. |
| Опис | Текстовий опис рядка трудового договору |
Для рядків із типом «Найм», «Переведення», «Суміщення» заповнюються параметри, що визначають умови прийому на роботу та умови праці.
Сторінка «Трудовий договір»,
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер позиції | Номер позиції вибирається зі списку відкритих вільних позицій на дату початку дії договору. Для договорів із типом «Цивільний договір» вибираються лише позиції із типом «Позаштатна позиція». |
| Ставка позиції | Ставка позиції заповнюється автоматично після вказівки "Номери позиції". Зверніть увагу, що ставка у рядку трудового договору не може бути змінена і завжди має співпадати зі значенням ставки, вказаною у картці позиції. |
| Позиція бюджету | Якщо встановлено чеккер «Використовувати бюджетні позиції» в налаштуванні модуля персонал і зарплата (Сценарій Загальні налаштування модуля ), необхідно вказати бюджетну позицію |
| Змінити | Застосовується при зміні даних у картці позиції (оклад, календарі та ін.), при цьому позиції додаються автоматично, дані змінюються у фактичній позиції. |
| Бюджетна позиція | Якщо встановлено чеккер «Використовувати бюджетні позиції» у налаштуванні модуля персонал і зарплата (Сценарій Загальні налаштування модуля), то позиція додається автоматично. |
| Дата початку випробувального терміну | Поле заповнюється автоматично датою початку дії договору, якщо у позиції, обраній у рядку трудового договору, передбачено випробувальний термін. Поле можна змінити вручну. |
| Продовжено | Встановлюється чеккер, якщо має місце продовження трудового договору. |
| Період продовження | Вказується період продовження трудового договору, кількість розраховується за датами початку і датою закінчення. |
| Дата закінчення випробувального терміну | Поле заповнюється автоматично датою початку дії договору, якщо у позиції, обраній у рядку трудового договору, передбачено випробувальний термін. Тривалість випробувального терміну зазначено у картці позиції. Поле можна змінити вручну. |
| Опис випробувального терміну | Текстове опис тривалості випробувального терміну. |
| Вид переведення | Можна вибрати вид переведення для використання у друкованій формі в Excel. |
| Тимчасово | Потрібно встановити для рядка Переведення, якщо це тимчасове переведення, яке не потрібно відображати в звітності. |
| Серія номерів | Серія номерів кадрових наказів, яка використовуватиметься для визначення номера кадрового наказу цієї операції під час затвердження рядка. Значення буде визначено за замовчуванням із Загального налаштування модуля, але його можна змінити, вибравши одну із зв'язаних серій, яка відповідає даному типу операції. |
| Текстовий шаблон | Можна вибрати Текстовий шаблон для формування тексту наказу, який буде використаний під час друку наказу Word. |
| Тип події | Заповнюється автоматично залежно від Типу операції, Типу договору та Характеру роботи. Поле необхідне створення записів в Е-трудовій діяльності (докладніше сценарій Затвердження рядків Трудового договору для Е-діяльності). |
| Код події | Заповнюється автоматично залежно від Типу події та Типу операції. Поле необхідне створення записів в Е-трудовій діяльності (докладніше сценарій Затвердження рядків Трудового договору для Е-діяльності). |
| Тип документа | Заповнюється автоматично залежно від Типу події, Типу операції та Типу договору. Поле необхідне створення записів в Е-трудовій діяльності (докладніше сценарій Затвердження рядків Трудового договору для Е-діяльності). |
Значення полів Тип події, Код події, Тип документа заповнюються системою автоматично відповідно до наступної, законодавчо регламентованої матриці значень:
| Тип договору | Характер роботи | Тип події | Тип операції | Код події | Тип документа |
|---|---|---|---|---|---|
| Трудовий договір | Основна робота | 1 | Найм | 1 | 1 |
| Трудовий договір | Основна робота | 1 | Переве дення | 2 | 1 |
| Трудовий договір | Основна робота | 1 | Звільнення | 3 | 1 |
| Трудовий договір | Внутрішнє сумісництво, Зовнішнє сумісництво | 2 | Найм | 1 | 1 |
| Трудовий договір | Внутрішнє сумісництво, Зовнішнє сумісництво | 2 | Переведення | 2 | 1 |
| Трудовий договір | Внутрішнє сумісництво, Зовнішнє сумісництво | 2 | Звільнення | 3 | 1 |
| Цивільний договір | Основна робота | 6 | Найм | 4 | |
| Цивільний договір | Основна робота | 6 | Звільнення | 5 |
Для рядка з типом «Звільнення» повинні бути додатково визначені такі поля:
Сторінка «Трудовий договір»,
| Поле | Опис |
|---|---|
| Причина звільнення | Виберіть код причини звільнення з довідника «Причини припинення». |
| Документ звільнення | Текстове поле для реєстрації документа, пов'язаного із причиною звільнення. Поле не є обов'язковим для заповнення. |
| Серія номерів | Серія номерів, яка використовуватиметься для визначення номера кадр ового наказу цієї операції під час затвердження рядка. Значення буде визначено за замовчуванням із Загального налаштування модуля, але його можна змінити, вибравши одну із зв'язаних серій. |
| Текстовий шаблон | Можна вибрати Текстовий шаблон для формування тексту наказу, який буде використаний під час друку наказу звітами, налаштованими за допомогою Word-layout. |
Розглянемо функціональні кнопки на закладці «Рядки».
Кнопка «Функції»
| Кнопка | Опис |
|---|---|
| Створити умови договору | Рядок обов'язково повинен мати умови договору. При натисканні кнопки «Створити умови договору» у системі створюються умови трудового договору на підставі умов праці, визначених за умовчанням для елементів організаційної структури, а також позиції та картки фізичної особи. З можливих варіантів умов трудового договору вибирається найкращі умови з погляду працівника. |
| Затвердити рядок | Затвердити рядок трудового договору, надати йому статус «Затверджено» та виконати перелік обов'язкових дій у системі. |
| При пинити суміщення | Закриває позицію трудового договору із типом «Суміщення». |
| Скасувати затвердження рядка | Статус рядка змінюється на «Відкрито», після чого можна внести зміни до рядка або Умови договору. Зверніть увагу, скасувати затвердження можна лише по співробітнику, за яким не виконувався розрахунок зарплати та ін. При скасуванні затвердження рядка картка співробітника не видаляється. |
Кнопка «Друк»
| Кнопка | Опис |
|---|---|
| Наказ для рядка | Запуск вибору друку звітів згідно з налаштуванням «Вибір звітів» та типу рядка. Так і довільні форми наказів, налаштовані за допомогою Word-layout. |
Кнопка «Рядок»
| Команда | Опис |
|---|---|
| Умови договору | Відображає перелік умов поточного рядка трудового договору. Зверніть увагу, що якщо якісь умови, наприклад тривалість щорічної відпустки, не змінюються під час переведення співробітника на іншу позицію, їх не треба вказувати у рядку трудової угоди з типом «Переведення». Зверніть увагу, що список умов договору може бути змінено. До уваги приймаються умови договору, зазначені у рядку трудової угоди, але не рекомендується змінювати рядок, який відповідає за розмір базового окладу. |
| Коментарі | Коментарі до рядка трудового договору. |
| Текст кадрового наказу | При виборі значення в полі «Текстовий шаблон», буде згенеровано значення в полях Текст наказу згідно з правилами описаних у сценарії Текстові шаблони. Тексти в цих полях можна редагувати, і він може бути використаний під час друку наказу звітами, які налаштовані за допомогою Word-layout. |
| Вкладення | На сторінці можна прикріплювати зовнішні файли до певного рядка наказу. |
| Підписи співробітників | Підписання доументу відповідальними співробітниками. |
Крок 2 Істотні умови трудового договору
Для автоматичного визначення умов праці за договором, встановлених за замовчуванням для фізичної особи, яка займатиме обрану позицію, необхідно запустити функцію «Функції» – «Створити умови договору» на картці трудового договору. Зверніть увагу, що рядок договору має бути заповнений, у ньому необхідно визначити поля «Номер позиції» та «Дата початку». Система проаналізує всі умови, які можуть бути застосовані для даного рядка договору та конкретної фізичної особи та сформує список «Умов договору» («Рядок» – «Умови договору»). У списку буде відібрано найкращі, з погляду фізичної особи, можливі умови щодо кожного коду елемента.
Для рядків договору з типами «Найм», «Переведення» створення рядків умов договору з типами «Зарплатний елемент» (для нарахувань або утримань) та «Нарахування відпустки» ( для кількості днів відпустки) є обов'язковим. Без умови «Нарахування відпустки» рядок типу "Найм" може бути затверджений лише у випадку встановлення налаштування "Не перевіряти умови відпустки" в "Налаштування модуля Персонал і зарплата" . Для рядка договору з типом «Звільнення» можна створити рядок з типом «Компенсація відпустки», докладніше про такі рядки описано у сценарії Компенсація відпустки.
Для рядка договору з типом «Суміщення», не можна використовувати той самий зарплатний елемент оплати за окладом (1001, 1002, 1003, 1004) що й для «Найма» та «Переведення», а потрібно використовувати окремий елемент. При додаванні рядка в договорі з типом "Суміщення" необхідно вказувати вільну позицію, після затвердження рядка, позиція буде відображена в Штатному розкладі як зайнята. Якщо співробітник тимчасово виконує обов'язки іншого співробітника, можна просто додати йому зарплатний елемент доплати за заміщення через «Журнал співробітників» або «Умови заміщення» у Наказах на відпустку та відрядження. Редагування умов праці можливе доти, доки рядок трудового договору не затверджено.
Значення налаштування «Використовувати коефіцієнт підвищення» використовується при прорахунку середнього заробітку для відпустки згідно з постановою 100, п.10. Якщо налаштування встановлено, це підвищення окладу (рядок з типом «Переведенн я») використовується для розрахунку коефіцієнта підвищення.
Значення налаштування «Обмежити коефіцієнт підвищення» використовується при прорахунку середнього заробітку для відпустки згідно з постановою 100, п.10. Якщо налаштування встановлено (для умов рядка з типом «Переведення»), то всі попередні підвищення не враховуються при розрахунку коефіцієнта підвищення («У разі зміни тарифної ставки (посадового окладу) співробітнику у зв'язку з присвоєнням вищого розряду, переведенням на іншу вищеоплачувану роботу (посаду) тощо таке коригування середньої заробітної плати не провадиться.»).
Значення налаштування «Значення коефіцієнта» використовується при прорахунку середнього заробітку для відпустки згідно з постановою 100, п.10. Якщо налаштування встановлено (для умов рядка з типом «Переведення»), то коефіцієнт використовується для розрахунку середнього як готове значення, а не розрахункове («На держпрозрахункових підприємствах та в організаціях коригування заробітної плати та інших виплат проводиться з урахуванням їх фінансових можливостей.») .
Якщо у співробіт ника є залишок балансу відпустки з минулого місця роботи, то його необхідно внести після затвердження рядка трудового договору через "Журнал відпусток" (детальніше у сценарії "Журнал відпусток"), додаючи дні відпустки до основної відпустки.
Крок 3 Затвердження трудового договору
Кожен рядок трудового договору має бути затверджений («Функції» – «Затвердити рядок»). У момент затвердження рядка трудового договору з типом «Найм» у системі виконуються такі дії:
1.Формується нова картка співробітника (код створеної картки співробітника вказується у полі Код співробітника).
2.У картці співробітника автоматично заповнюються поля, визначені для фізичної особи або відомі із трудового договору.
3.Формується новий запис про місце та характер роботи співробітника (доступна з Картки співробітника «Історія» – «Трудова книжка співробітника»).
4.У Книзі операцій по співробітниках (доступна з Картки співробітника «Історія» – «Книга операцій по співробітниках») зберігаються умови праці, визначені у рядку трудового договору.
5.Формується інформація про розрахунковий період для відпустки та нараховані співробітнику дні відпустки (інформація доступна з Картки співробітника «Історія» – «Баланс відпусток»).
6.Формується плановий табель обліку робочого часу.
У момент затвердження рядка трудового договору з типом «Переведення» або «Суміщення» виконуються дії 3 та 4. Слід зазначити, що змінюються лише умови праці, які були змінені у рядку трудового договору. Зверніть увагу, що зміна кількості днів відпустки не здійснюється автоматично. Якщо при зміні позиції кількість днів відпустки змінилася, необхідно внести зміни вручну через «Журнал відпусток» (сценарій Журнал відпусток). Також, зверніть увагу, якщо у трудовому договорі операція "Переведення" здійснюється на позицію у підрозділі з іншим АТ кодифікатором і виконується в середині місяця, – система не дасть затвердити таке переведення. Це обмеження пов'язане з тим, що у звіті «Податковий розрахунок сум доходу» поки що немає можливості відобразити переведення до підрозділу з іншим АТ кодифікатором у середині місяця. Також, при затвердженні рядку з Переведенням в середині періоду на позицію з іншою групою розрахунку, якщо чеккер "Створити Деталі Статусу Зарплати" на налаштуваннях модуля увімкнений, для кожної унікальної групи розрахунку буде створений статус зарплати у таблиці Деталі статусу зарплати. При створенні фінальних зарплатних документів за період - будуть створені декілька зарплатних документів працівника для кожної унікальної розрахункової групи.
У момент затвердження рядка трудового договору з типом «Звільнення» у системі виконуються такі дії:
1.Оновлюється картка співробітника: встановлюється дата звільнення, статус працівника «Звільнений».
2.Позиція, яку обіймав співробітник, звільняється.
3.Усі записи в «Книзі операції по співробітнику» обмежуються датою звільнення. Додаються операції в умовах звільнення (компенсація відпустки, допомога).
4.Нарахування відпусток у «Балансі відпусток» обмежуються датою звільнення.
5.З табеля обліку робочого часу та зі статусу зарплати, видаляються записи для періодів, які більші за період звільнення.
Крок 4 Групові накази
Система підтримує можливість створення групового наказу з кадрового обліку/переміщення співробітників. Перш ніж почати використовувати груповий наказ, рядки трудових договорів для кожного співробітника мають бути створені, коректно заповнені та перебувати у статусі «Відкрито». У заголовку групового наказу мають бути заповнені такі поля:
Сторінка «Груповий наказ», Заголовок
| Поле | Опис |
|---|---|
| Тип документа | Тип наказу визначає тип рядків трудового договору, які будуть включені до наказу. Можливі типи документа:• Найм. • Переведення. • Звільнення. |
| Номер | Номер наказу визначається автоматично відповідно до серії номерів, вказаних у «Налаштування модуля Персонал і зарплата» (сценарій Загальні налаштування модуля). Зауважте, що для кожного типу групового наказу використовується власна серія номерів. Якщо у рядках трудових договорів, вибраних у рядках групового наказу, не було заповнено поле «Номер наказу», то при затвердженні документа це поле буде заповнено значенням поля «Номер» із групового наказу. |
| Опис | Текстове поле описує зміст наказу. Поле має інформаційний характер. |
| Дата документа | Дата наказу. Якщо у рядках трудових договорів, вибраних у рядках групового наказу, не було заповнено поле «Дата наказу», то при затвердженні документа це поле буде заповнено значенням поля «Дата документа» групового наказу. |
| Дата обліку | Дата обліку наказу. |
| Статус | Поточний статус наказу:• Відкрито. • Затверджено. |
| Номер кадрового наказу | Номер кадрового наказу |
| Серія номерів кадрових наказів Вибір серії номерів кадрових наказів | |
| Дата кадрового наказу | Дата кадрового наказу |
| Використовувати реквізити груп. наказу | Використовувати/не використовувати реквізити груп. наказу для рядків (дата, номер наказу). |
| Центр відповідальності | Відображається центр відповідальності. |
У рядках документа необхідно вказати рядки трудових договорів, які мають бути затверджені у межах наказу. Перелік рядків може бути сформований автоматично за допомогою функції «Отримати договори» («Функції» – «Отримати договори»). Функція забезпечує можливість додати відібрані рядки трудових договорів у рядки групового наказу.
Сторінка «Груповий наказ», Рядки
| Поле | Оп ис |
|---|---|
| Номер договора | Номер трудового договора із співробітником. |
| Номер додатка | Поле автоматично заповнюється після вказівки номера контракту. |
| Ім'я співробітника | ПІБ співробітника. Заповнюється автоматично під час вибору Коду співробітника. |
| Статус | Статус затвердження рядка |
| Номер наказу | Номер наказу |
| Дата наказу | Дата створення наказу |
Щоб затвердити наказ, натисніть кнопку «Затвердити» на закладці «Дії - Функції». Відбудеться масове затвердження статусу рядків трудового договору та пов'язаних із ним дій. Для формування друкованої форми наказу відповідного типу натисніть Друк. Формат потрібної друкованої форми буде визначено автоматично залежно від типу наказу.
Якщо затвердити Наказ за штатним позкладом для переіменування підрозділу або посади, рядки групового наказу на переміщення для активних позицій створяться автоматично.