Сценарій "Табель обліку робочого часу"

Для правильного нарахування зарплати потрібно вести облік відпрацьованого співробітником робочого часу. Для обліку використання робочого часу всіх категорій співробітників та контролю за дотриманням співробітниками встановленого режиму робочого часу, для отримання даних про відпрацьований час, розрахунку оплати праці використовується табель обліку робочого часу співробітника.

У Microsoft Dynamics облік робочого часу організований у вигляді планового та фактичного табеля обліку робочого часу співробітника, який дозволяє отримати статистику числа робочих годин/днів за планом та кількість відпрацьованих співробітником годин/днів за зарплатний період.

Табель обліку робочого дня формуються виходячи з календарів, встановлених кожному зі співробітників. Зміни в табель обліку робочого часу можуть бути внесені автоматично шляхом обліку наказу на відсутність або вручну шляхом реєстрації виду роботи/відсутності співробітника з потрібним кодом часової активності.

У табелі обліку робочого часу розраховуються понаднормові години на підставі зарплатних календарів, встановлених по кожному співробітнику. У колонці «Понаднормові години» вважаються дані за Місяць, Рік, Квартал або Півріччя, залежно від налаштування зарплатного календаря. Порівнюються планові години Офіційного календаря зі встановленим співробітником календарем, різниця виводиться в колонку «Понаднормові години». Колонка «Понаднормові годинник за рік» підсумовує всі години із колонки «Понаднормові години» за рік. З початку нового року всі дані з колонки «Понаднормові години за рік» обнуляються і розрахунок починається наново.

Крок 1 Ведення табеля обліку робочого часу

Плановий табель робочого часу формується для кожного співробітника автоматично на підставі робочого календаря у таких випадках:

• Під час створення зарплатного періоду.

• Для новоприйнятих співробітників табель обліку робочого часу формується у момент затвердження рядка трудового договору з типом «Найм».

Поля "Планові нормативні години" та "Відсутності по нормативному календарю" - беруть дані з Нормативного календаря, зазначеного в налаштуванні Календарів розрахунку заробітної плати. Наприклад, відсутності вважаються за датами введення відсутності, але години показується, якби він працював як за нормативним календарем. Це необхідно для розрахунку понаднормового часу. Тепер від офіційного календаря віднімаються відсутності з колонки "Відсутності за нормативним календарем" і порівнюються з фактично відпрацьованими годинами. Різниця оплачується як понаднормові години.

У системі є можливість створити табель робочого часу функцією «Створити». Функція «Оновити» - здійснює оновлення табеля робочого часу співробітника відповідно до встановленого календаря. Вона може бути використана для оновлення планового табеля обліку робочого часу за умови зміни робочого календаря співробітника. Для перегляду та редагування детальної інформації щодо кожного співробітника (наприклад, для реєстрації переробок) необхідно перейти до індивідуального табеля співробітника, який може бути відкритий з Картки співробітника («Співробітник» – «Табелі обліку робочого часу»).

У заголовку форми можна визначити параметри перегляду табеля:

Сторінка «Табель співробітника»

Поле	Опис
Код періоду	Період, за який сформовано графік робочого часу. Під час перегляду індивідуального графіка робочого часу можна перемикати розрахункові періоди, не закриваючи форму.
Група часової активності	Код групи часової активності. Дозволяє оперативно відібрати дні, які містять коди часової активності, що входять до обраної групи. Наприклад, при виборі в полі групи ХВОРОБА, у рядках форми в полі Відпрацьовані години буде відзначено лише дні, коли у співробітника була відзначена часова активність, що входить до групи. Інші дні періоду залишаться порожніми.

Рядки сторінки «Табель співробітника» формуються автоматично на підставі рядків робочого календаря співробітника. Поля форми, за винятком поля «Відпрацьовані години», дублюють відповідні поля календаря. «Відпрацьовані години» відображає фактичний код часової активності, що відображає присутності/відсутності співробітника та фактичну кількість відпрацьованих годин. Деякі коди часової активності можуть поєднуватися. Для редагування табеля робочого часу необхідно натиснути кнопку в полі «Відпрацьовані години».

Поля сторінки «Подробиці про табель обліку робочого часу» заповнюються таким чином:

Сторінка «Подробиці про табель обліку робочого часу»

Поле	Опис
Код співробітника	Код співробітника.
Дата	Дата
Код часової активності	Код часової активності
Назва часової активності	Найменування коду часової активності. Поле заповнюється автоматично та не редагується.
Понаднормові	Поле заповнюється автоматично, якщо для коду часової активності, вказаного в рядку, встановлено налаштування "Дозволити переробку".
Відпрацьовані години	Фактична кількість годин, відпрацьована співробітником.
Опис	Довільний коментар, який можна використовувати під час внесення змін до графіка.
Тип документа	Тип документа – наказу на відсутність. Поле заповнюється автоматично та не редагується, якщо зміни внесені при облікуванні відповідного виду наказу на відсутність.
Номер документа	Номер документа – наказу відсутність. Поле заповнюється автоматично та не редагується, якщо зміни внесені при врахуванні відповідного виду наказу на відсутність.
Дата документа	Дата документа – наказу відсутність. Поле заповнюється автоматично та не редагується, якщо зміни внесені при врахуванні відповідного виду наказу на відсутність.
Код тимчасової активності суміжного лікарняного	Якщо код активності у рядку позбавляє права на отримання допомоги з тимчасової працездатності, то в цьому полі буде вказано код часової активності лікарняного.
Номер документа суміжного лікарняного	Якщо код активності у рядку позбавляє права на отримання допомоги з тимчасової працездатності, то в цьому полі буде вказано номер наказу лікарняного.
Фіксувати	Якщо встановлений чеккер фіксувати, то ця активність не буде перезаписана при внесенні наказу.

Наприклад, щоб зареєструвати роботу в понаднормовий час, необхідно додати новий рядок, вказавши в новому рядку потрібний код відсутності. У полі "Опис" можна внести будь-які необхідні пояснення.

Для оплати такої роботи необхідно, щоб зарплатний елемент додавався завжди при розрахунку і мав розрахунок, який збирає години до оплати всього місяця.

Якщо співробітник відсутній на робочому місці через хворобу, однак наказ на лікарняний неможливо зареєструвати в поточному звітному періоді, то вкажіть спеціальний код активності, наприклад «НЗ» (Неявки з нез'ясованих причин), у відповідні дні відсутності. При врахуванні наказу на лікарняний у наступному зарплатному періоді код активності у графіку робочого часу буде змінено.

Якщо співробітнику було внесено наказ відсутності у закритому періоді, «НЗ» не було проставлено – у нього з'являється Архівний статус табеля. Поля такі ж, як у звичайного табеля, тільки додані нові:

Сторінка «Подробиці про архів табеля обліку робочого часу»

Поле	Опис
Час архівації	Час коли був створений Архів статусу табеля
Дата архівації	Дата, коли було створено архів
Ким архівовано	Код користувача системи під ким було створено архів
Номер версії	Номер версії за кодом періоду
Номер документа причини	Номер документа/наказу на підставі якого було створено архів
Дата обліку	Дата обліку документа архівації
Використання для друку	Якщо чеккер встановлено, то під час друку звіту Форма табеля обліку робочого часу П-5 буде використаний архівний табель

Крок 2 Адміністрування табеля обліку робочого часу

Сформований та перевірений табель робочого часу необхідно затвердити. Затвердження табеля робочого часу здійснюється функцією «Випустити» («Функції» - «Випустити») на сторінці «Статус табеля».

Можливе одночасне затвердження кількох виділених рядків. Для цього необхідно виділити потрібні рядки та натиснути «Функції» - «Випустити».

Не можна внести зміни вручну в затверджений табель обліку робочого часу. Таке можливе лише шляхом обліку відповідного наказу на відсутність. Випущений табель обліку робочого часу можна відкрити («Функції» - «Відкрити») для внесення змін, якщо документ для фінального розрахунку заробітної плати ще не сформовано. Статус зарплатних документів кожного співробітника відображається на сторінці «Статус зарплати». Винятки становлять дні в табелі обліку робочого часу з кодом активності з ознакою «Дозволити перевизначення» у налаштуваннях деталі можна переглянути у сценарії Коди часових активностей. Такий вид активності може бути змінений шляхом наказу на відсутність. Наказ на відсутність має бути обліковано у відкритому періоді. Крім того, існує можливість корекції наказів на відсутність.

Крок 3 Форма табеля обліку робочого часу П-5

Офіційну форму табеля обліку робочого часу за формою П-5 можна надрукувати зі списку звітів. Форма формується у Excel.

Шлях: Звіти / Табель обліку робочого часу П-5

На закладці «Фільтр: Підрозділ» можна визначити перелік підрозділів, для яких буде сформовано табелі обліку робочого часу. Табелі обліку можна формувати за окремими кодами часової активності. Для цього фільтр за кодами часової активності можна вказати на закладці "Подробиці табеля". На закладці «Параметри» необхідно визначити період формування табеля обліку робочого часу за формою П-5 та його зовнішній вигляд.

Звіт «Табель обліку робочого часу П-5»

Поле	Опис
Код періоду	Місяць, за який має бути сформований табель обліку робочого часу.
Номер документа	Номер документа, який буде вказано у полі "Номер документа" друкованої форми.
Використовувати табельні коди	Якщо опція активна, тоді для формування друкованих форм використовуватимуться офіційно визначені табельні коди. Інакше використовуватимуться коди часової активності.
Дані на дату авансу	Якщо табель друкується для авансу, необхідно встановити значення «Так». Таблична частина буде заповнена даними на дату авансу. Підсумкові дані у Статусі табеля та у друкованій формі будуть оновлені на дату авансу.
Шаблон із однією таблицею	Якщо використовується шаблон, де відсутності та присутності знаходяться в одній таблиці, а не в окремих, потрібно встановити Так.
Сортувати за: ПІБ співробітника	Якщо необхідне сортування за ПІБ співробітника, потрібно встановити Так.
Фільтр: Підрозділ	Допускається фільтрація за підрозділами.
Фільтр: Співробітник	Дозволяється фільтрація за значенням.
Фільтр: Архів подробиць табеля	Дозволяється фільтрація за значенням.
Фільтр: Подробиці табеля	Дозволяється фільтрація за значенням.
Додаткові параметри/Максимальний час формування рядків	Визначає максимальний час формування рядків звіту. У разі перевищення цього часу формування звіту буде скасовано.
Додаткові параметри /Максимальна кількість рядків	Визначає максимальну кількість рядків, які включаються до звіту. При перевищенні цієї кількості формування звіту буде скасовано.
Додаткові параметри /Максимальна кількість документів	Визначає максимальну кількість документів, що включаються до звіту. Цей параметр стосується лише звітів документів. При перевищенні цієї кількості формування звіту буде скасовано.