Сценарій "Планування відпусток"
Крок 1 Графік відпусток
Система Microsoft Business Central дозволяє вести графік відпусток співробітників та формувати необхідні друковані форми документа. Графік відпусток створюється на календарний рік.
Шлях: Графік відпусток
Графік відпусток складається на рік, вказаний у заголовку форми у полі «Рік». У рядках форми відображається список співробітників та плановані дати відпусток:
Сторінка «Журнал графіків відпусток»
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код співробітника | Код співробітника. |
| Ім'я працівника | ПІБ співробітника. Поле автоматично заповнюється після вибору Коду співробітника і не редагується. |
| Код підрозділу | Код підрозділу. Поле автоматично заповнюється після вибору Коду співробітника і не редагується. |
| Код посади | Код посади. Поле автоматично заповнюється після вибору Коду співробітника і не редагується. |
| Дата початку | Планова дата початку відпустки. |
| Дата закінчення | Планова дата закінчення відпустки. |
| Календарні дні | Кількість днів відпустки. Поле заповнюється автоматично при заповненні поля Дата закінчення та не редагується. |
| Фактична дата початку | Фактична дата початку відпустки. Поле може заповнюватися автоматично під час використання функціональності Заявка на відпустку (наступний крок). |
| Підстава перенесення | Текстове поле вказує причини перенесення відпустки. |
| Очікувана дата початку | Очікувана дата початку перенесеної відпустки. |
| Коментарі | Текстове поле для будь-яких коментарів. |
| Код відпустки | Код відпустки. |
| Тип відпустки | Тип відпустки. |
Якщо співробітник планує розділити відпустку на частини, то у графіку відпусток слід зареєструвати стільки рядків, на скільки частин буде поділено відпустку співробітника. Для того, щоб автоматично сформувати список співробітників компанії, використовуєте функцію «Запропонувати співробітників».
Для того, щоб переглянути графік відпусток для працівників окремого підрозділу, можна використовувати «Фільтр по підрозділу» у верхній частині сторінки.
Для того, щоб сформувати форму кадрового обліку «Графік відпусток», натисніть Дії – Друк -Графік відпусток. Також є використання Повідомлення про відпустку.
Крок 2 Заява на відпустку
У поточній версії системи функціональність Заява на відпустку не є обов'язковою для використання. Кожна компанія може самостійно ухвалити рішення про її використання.
Ця функціональність зручна у разі інтеграції системи з SharePoint Portal. Кожному співробітнику може бути надана можливість зареєструвати заяву на відпустку для її подальшого затвердження. Шлях: Заява на відпустку
Поля заяви заповнюються так:
Сторінка «Заява на відпустку», «Загальне»
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер | Номер заяви. Визначається автоматично відповідно до встановленої серії номерів «Серія номерів заяв на відпустки» у Налаштуванні модуля Персонал і Зарплата (сценарій Загальні налаштування модуля). |
| Код співробітника | У цьому полі вказується код співробітника, який реєструє заяву на відпустку. |
| Ім'я співробітника | Ім'я співробітника заповнюється автоматично після заповнення Коду співробітника. |
| Код часової активності | Код часової активності, що визначає вид відпустки. |
| Група часової активності | Група часової активності, визначає, який вид наказу потрібно створити. Або наказ на відпустку, або наказ на іншу відсутність. Залежно від налаштованих пріоритетів кодів активності створюватимуться рядки активності. |
| Опис | Опис заяви на відпустку. Поле заповнюється автоматично найменуванням коду часової активності та може бути змінено вручну. |
| Дата заяви | Дата подання заяви на відпустку. |
| Дата початку | Планова дата початку відпустки. |
| Дата закінчення | Планова дата закінчення відпустки. |
| Календарні дні | Кількість днів відпустки. Поле заповнюється автоматично під час заповнення поля Дата закінчення. |
| Статус | Статус заяви про відпустку. Поле заповнюється автоматично під час запуску функцій адміністрування документа. |
| Рік за графіком | Рік згідно з плановим графіком відпусток, на який припадає запланована відпустка. Значення поля вибирається зі списку графіків відпусток. |
| Планова дата початку | Рядок із графіка відпусток, що визначає планову дату початку відпустки. |
| Номер наказу | Заповнюється автоматично. |
| Використ. відпустку | Якщо опція активована, це означає, що відпустка була використана співробітником. Поле активується автоматично в момент обліку наказу на відпустку, що створюється на підставі заявки. |
| Центр відповідальності | Відображає центр відповідальності. |
| Номер загального наказу | Заповнюється автоматично. |
Для того, щоб заяву на відпустку можна було використовувати як основу для формування наказу на відпустку, заява на відпустку має бути затверджена.
З "Заяви на відпустку" можна створити «Наказ на відпустку».
Для цього необхідно заповнити поля "Заяви на відпустку", та виконати Дії – Функції –Затвердити, далі обрати Обробити - Створити наказ:
-здійсниться автоматичний перехід до "Наказ на відпустку" із заповненими полями. Якщо все правильно - обліковуйте, при цьому в "Заяві на відпустку" встановлюється чеккер "Використ. відпустка". При скасуванні «Наказу на відпустку» - чеккер знімається.
Закладка «Дії»:
Сторінка «Заява на відпустку», закладка «Дії», блок «Функції»
| Кнопка | Опис |
|---|---|
| Затвердити | Переводить статус заяви на відпустку у статус «Затверджено» та забороняє її редагування. |
| Закрити | Переводить статус заяви на відпустку у статус «Закрито» та забороняє її подальшу зміну. Відкрити закриту заяву неможливо. Статус "Закрито" зручно використовувати, щоб відзначити скасовані або вже повністю відпрацьовані (використані) відпустки. |
| Відкрити | Переводить заяву на відпустку у статус Відкрито та дозволяє її редагування. |
| Позначити як використане | Зазначає, що відпустка використана. Під час запуску функції поле «Використ. відпустку» маркується. |
| Позначити як невикористане | Зазначає, що відпустка не використана. Під час запуску функції з поля «Використ. відпустку» знімається маркування. |
Крок 3 Контроль щорічних оплачуваних відпусток
Система Microsoft Dynamics дозволяє контролювати використання щорічних відпусток та будь-які інші види відсутності, оформлені відповідним чином. Види відсутності, які мають контролюватись, повинні мати налаштування «Використовувати нарахування» – «Так» (сценарій Облік робочого часу). Нарахування щорічних відпусток слід додати під час найму співробітника (сценарій Трудові договори). У момент затвердження рядка трудового договору з типом «Найм», в умовах договору, має існувати рядок з типом «Нарахування відпустки» (сценарій Умови праці).
Після затвердження рядка, у книзі «Операції відсутності співробітника» формується спеціальний запис із типом «Нарахування», який визначає перший період для розрахунку термінів надання обов'язкової щорічної відпустки співробітнику – розрахунковий період для відпустки. Відпускний період встановлюється рівним одному року з моменту найму і є індивідуальним для кожного співробітника. Період відпустки можна переглянути з Картки співробітника, вибравши «Історія» – «Баланс відпусток».
Сторінка «Операції нарахування по співробітнику»
| Кнопка | Опис |
|---|---|
| Код співробітника | Код співробітника. |
| Код часової активності | Код часової активності для відпустки. |
| Дата початку | Дата початку періоду, за який надається відпустка. Для щорічних відпусток це дата початку періоду робочого року. Для інших видів відпусток (наприклад, соціальних), це може бути дата початку календарного року. |
| Дата закінчення | Дата закінчення періоду, за який надається відпустка. Для щорічних відпусток це дата закінчення періоду робочого року. Для інших видів відпусток (наприклад, соціальних) це може бути дата закінчення в рамках календарного року. Зверніть увагу, що при звільненні дата закінчення обмежується датою звільнення. |
| Календарні дні на дату | Кількість календарних днів нарахування для відпустки на весь період дії. |
| Використано днів | Кількість використаних календарних днів відпустки, що належать до цього періоду нарахування. Використані дні можна додати через наказ на відпустку (сценарій Накази на отсутности). |
| Компенс. календ. днів | Кількість календарних днів компенсації відпустки, що належать до цього періоду нарахування. Дні компенсації можуть бути додані при обліку рядка трудового договору з типом «Звільнення» з умов для рядка (сценарій відпустки) або через Журнал відпусток. |
| Корект. календ. днів | Кількість календарних днів коригування відпустки, що належать до цього періоду нарахування. Дні коригування можуть бути додані через Журнал відпусток. |
| Плановий Баланс | Кількість залишків календарних днів. Розраховується як Календарні дні – Викор. календ. днів – Компенс. календ. днів + Корект. календ. днів. Зверніть увагу, що баланс показує залишок незалежно від відпрацьованого часу. |
| Баланс на дату | Кількість залишків календарних днів. Розраховується як Календарні дні – Викор. календ. днів – Компенс. календ. днів + Корект. календ. днів. Вказує баланс на дату, введену користувачем. За замовчуванням проставлено поточну дату. |
| Опис | Визначає опис, пов'язаний із цим рядком |
| Опис (English) | Визначає опис, пов'язаний із цим рядком на англ.мові. |
| Календарні дні на дату | Кількість календарних днів нарахування на дату, задану користувачем. |
| Планові календарні дні | Визначає кількість календарних днів |
| Тип документа | Визначає тип пов'язаного документа |
| Тип відпустки | Визначає тип відпустки (основний, додатковий, навчальний) |
| Номер позиції | Позиція із картки співробітн ика |
| Дата документа | Визначає дату створення пов'язаного документа |
| Дата кадрового наказу | Дата кадрового наказу |
| Номер документа | Визначає номер пов'язаного документа |
| Номер кадрового наказу | Номер кадрового наказу |
Додати нарахування за іншим видом відпустки (якого не було в умовах договору) можна через Журнал відпусток
Прив'язка чергової відпустки до планового періоду відпустки здійснюється автоматично при обліку наказу на відпустку з тим самим кодом активності за методом «застосувати до старшого», тобто перший розрахунковий період для відпустки закриється першим, потім другий і т.д. Номер пов'язаної операції нарахування для рядка відсутності, що відповідає черговій відпустці, вказується в полі «Номер операції нарахування»:
Якщо відпустка надається частинами або метод «застосувати до старшого» не підходить, то у наказі на відпустку (сценарій Накази на відсутність) можна вручну вказати «Номер операції нарахування», тоді використані дні будуть прив'язані до зазначеної операції нарахування.
Нарахування для наступного року можна додати вручну через Журнал відпусток або автоматично в момент закриття зарплатного періоду – формується для видів відсутності з кодами часової активності, переліченими у групі часової активності, заданій у параметрі «Змін. періоду відпустки завданням» налаштування модуля Персонал і зарплата (сценарій Загальні налаштування модуля). При закритті поточного зарплатного періоду або облікуванні зарплатного документа за попередній період система автоматично сформує запис у книзі «Операції відсутності співробітника» додатковий запис з типом «Нарахування». Дата початку сформованої операції буде наступною після дати закінчення поточного розрахункового періоду для відпустки, а дата закінчення + 1 рік до дати початку.
Зверніть увагу, що правило контролю термінів та тривалості відпускного періоду здійснюється лише для видів відсутності, визначених у групі часової активності, зазначеної у параметрі «Код групи чергової відпустки» налаштування модуля Персонал і Зарплата (сценарій Загальні налаштування модуля).
Для перегляду поточного балансу відпусток співробітників (на конкретну дату) можна вказавши дату або використати звіт «Баланс відпустки співробітників», який можна запустити зі сторінки «Операції нарахування по співробітнику», вибравши Історія – Баланс відпусток - Друк:
Звіт Баланс відпустки співробітника
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код часової активності | Необхідно вказати код часової активності, який відповідає виду відпустки, який має бути проаналізований. Для звичайного використання звіту для аналізу балансу за щорічними обов'язковими відпустками вкажіть В. |
| Дата звіту | Необхідно вказати дату, на яку буде сформовано баланс відпусток. |
Залишок днів розраховується як Нараховано – Використано – Компенсовано + Коригування.
Кількість нарахованих («зароблених») днів на дату розраховується за наступним алгоритмом:
1.Якщо код активності має налаштування «Залежить від відпрацьованого часу» – «Ні» (сценарій Облік робочого часу), то кількість нарахованих днів дорівнює кількості календарних днів із нарахування такої відсутності.
2.Якщо код активності має налаштування «Залежить від відпрацьованого часу» – «Так» (сценарій Облік робочого часу), то: • Розраховується базова «вартість дня», виходячи з усього періоду нарахування відсутності. Кількість календарних днів, покладена для нарахування відсутності, поділяється на кількість календарних днів за період дати початку та дати закінчення нарахування відсутності. При підрахунку днів за період дати початку та закінчення, для коду активності аналізується налаштування «Включати святкові дні до розрахунку» (сценарій Облік робочого часу), якщо вона має значення «Ні», то святкові дні виключаються із розрахунку, якщо вона має значення «Так», то святкові дні не виключають ся із розрахунку. Святкові дні визначаються за Офіційним календарем (сценарій Загальні налаштування модуля). • Розраховується кількість календарних днів на дату формування звіту. Підраховується кількість календарних днів за період від дати початку нарахування відсутності до дати, на яку формується звіт. При підрахунку днів за період дати початку та дати формування звіту для коду активності аналізується налаштування «Включати святкові дні до розрахунку» (сценарій Облік робочого часу), якщо вона має значення «Ні», то святкові дні виключаються з розрахунку, якщо має значення «Так», то святкові дні не виключаються з розрахунку.
Також, при підрахунку днів за цей період, для активного коду аналізується налаштування «Код групи викор. викл. періодів» (сценарій Облік робочого часу), за наявності для календарного дня в табелі робочого часу співробітника за період, кодів часових активностей із цього налаштування, такі дні виключаються з розрахунку. • Кількість нарахованих днів дорівнює «вартість дня» помножити на кількість календарних днів на дату формування звіту (у рамках періоду дати початку та дати закінчення нарахування). Значення округляється до двох знаків.
По звільненим співробітникам немає можливості сформувати звіт, тому що при звільненні змінюється дата закінчення всіх нарахувань відпустки.
Крок 4 Імпорт балансу відпустки
У системі доступний імпорт операцій відсутності співробітника.
Для коректного відображення потрібно виконати певний алгоритм дій.
1.Через журнал відпусток необхідно створити та облікувати рядок нарахування відсутності із зазначенням коду активності. У рядку обов'язковим для заповнення є поле Номер документа (наприклад, для нумерації можна використовувати номер співробітника+рік нарахування+код активності). Після обліку рядка нарахування, операції нарахування автоматично надається унікальний номер.
2.Через журнал відпусток необхідно створити рядок (рядки) використання відсутності із зазначенням коду активності. У рядку (рядках) обов'язковим для заповнення є поле Номер документа (він має бути ідентичним відповідному номеру документа у рядку нарахування).
3.Далі необхідно використовувати функцію Встановити номер операції нарахування, яка знайде унікальний номер операції по полю Номер документа та встановить його в полі Номер операції нарахування для рядків із типом використання.
Після облікування рядка (рядків) використання відбудеться їх прив'язка в балансі до необхідної операції нарахування.
Якщо в рядку використання встановити налаштування Табельний облік, тоді після обліку додатково будуть створені деталі табеля для періоду дії рядка. Після скасування регістру зарплати, деталі табеля для періоду дії рядка повернуться до попереднього значення.