Сценарій "Міграція даних"
У Business Central ви можете створити порожню компанію та наповнити її власними даним. Залежно від фінансового рішення, яке сьогодні використовує ваш бізнес, ви можете перемістити необхідну інформацію.
Microsoft надається документація щодо налаштування та заст осування пакетів конфігурацій, міграції даних, RapidStart services. Рекомендуємо Вам ознайомитись з цією інформацією перед початком роботи.
Перед завантаженням даних необхідно виконати певні налаштування в системі. Можна використовувати типові налаштування, або внести до них зміни. Типові налаштування можна завантажити за допомогою Імпорт даних та налаштувань SMART. Доступні до завантаження наступні налаштування: Зразок налаштування (розрахунки заробітної плати, облік, налаштування HR тощо) - SMART Payroll; Full setup (зарплата, облік, налаштування HR та ін.) - SMART Payroll; Додаткове налаштування календаря (минулі періоди) - SMART Payroll; ДемоДані (зарплата, облік, налаштування HR та ін.) - SMART Payroll.
Наповнення системи даними можна здійcнити декількома шляхами з файлу Excel:
- за допомогою майстра Міграції даних (запуск відбувається зі сторінки рольового центру або з рядку пошуку - ввести Міграція даних)
- за допомогою пакетів конфігурацій (запуск відбувається з рядку пошуку - ввести Пакети конфігурацій)
Щоб у вікні Початок роботи з’явилася міграція даних, потрібно знайти сторінку Адміністрування контрольних списків, на цій сторінці в завдання Міграція бізнес-даних додати свій рольовий центр. Потім знайти та активувати Показати контрольний список (Обрати Так у діалоговому вікні з запитом "Показувати контрольний список на домашній сторінці?")
##Майстер міграції даних Шлях: Міграція даних
Для того, щоб відбулась міграція даних, необхідно:
- Зайти в майстер Міграції даних
- Вибрати джерело даних (розділ)
- Завантажити шаблон Excel для заповнення. Завантажений файл Excel містить коментар з властивостями кожного поля. При заповнені даних, потрібно дотримуватися цих вимог.
- Заповнити шаблон Вашими даними. Користувач самостійно вирішує обсяг і повноту даних (які поля заповнювати у таблиці, а які ні), для вставки запису в таблицю необхідне заповнення тільки ключових полів. Однак, рекомендуємо завантажувати данні за всіма активними співробітниками на дату початку роботи (дату запуску). Потрібно обрати період завантаження історичних даних і готувати всі дані для цього періоду (позиції, переводи, накази на відсутності, зарплатні документи), це щонайменше 1 попередній рік від дати початку (для можливості виконання розрахунку по середньому заробітку).
- Обрати Далі для завантаження файлу з Вашими даними
- Обрати Додатково для виправлення помилок імпорту, додавання фільтрів, відключення перевірок та ін., а потім застосовувати зміни. Згодом, цей пакет можна буде знайти на стандартній сторінці. Для визначення конфігурації таблиць бази даних необхідно мати значний досвід налаштування. Рекомендуємо здійснювати налаштування лише у випадку, коли Ви знайомі з RapidStart Services.
- Обрати Мігрувати для застосування даних
Міграція даних відбувається у наступній послідовності за розділами: Фізичні особи, Позиції, Трудові договори, Банківські рахунки, Журнал співробітників, Журнал відпусток, Відсутності, Зарплатні документи, Відомості на виплату.
Фізичні особи - за допомогою цього розділу можна заповнити систе му інформацією про фізичних осіб.
Шлях: Міграція даних/Джерело даних - Фізичні особи (Excel)
Майстер Міграції даних дозволяє користувачу заповнити через таблиці наступну інформацію про фізичну особу:
- Базова інформація про фізичну особу (Person): загальна інформація (прізвище, ім'я, по батькові українською та англійською мовами, контактні номери телефону, РНОКПП та ін.), інформація для адміністрування (стать, сімейний стан, національність, мова та ін.), інформація про військовий облік (відношення до військового обов'язку, військове звання, військова група обліку та ін.), інформація про трудовий стаж (загальний стаж, страховий стаж).
- Альтернативна адреса (Alternative Address)
- Документи, що засвідчують особу (Person Document)
- Історія зміни імені фіз. особи (Person Name History)
- Родичі фізичної особи (Employee Relative)
- Кваліфікації фізичної особи (Employee Qualification)
- Медичні відомості про фізичну особу (Person Medical Info)
- Історія роботи фізичної особи (Person Job History)
- Відмінювання імені фізичної особи (HR Name Declination)
При міграції даних, необхідно щонайменше заповнити та переносити наступні поля: Прізвище, Ім'я, По батькові, Дата народження, Стать. З детальною інформацією щодо полів, які можна заповнити в рамках даних розділів можна ознайомитись у сценарії Картка фізичної особи
Позиції - за допомогою цього розділу можна заповнити через таблиці наступну інформацію про позицію, на яку буде прийнято співробітника та пов'язану з позицією інформацію.
Шлях: Міграція даних/Джерело даних - Позиції (Excel)
Майстер Міграції даних дозволяє користувачу заповнити через таблиці наступну інформацію про позиції та інформацію, пов'язану з позицією через наступні таблиці:
- Посади (Job Titles)
- Підрозділи (Org. units)
- Адресу компанії (Company Address)
- Статистичні групи співробітника (Employee Statistics Group)
- Категорії співробітників (Employee Category)
- Норми робочого часу (Worktime Norm)
- Причини відсутності (Cause of Absence)
- Зарплатні календарі (Payroll Calendar)
- Налаштування зарплатних календарів (Payroll Calendar Setup). Потрібно знайти календарі в системі, створити рядки для обраного періоду, випустити рядки, створити зарплатні періоди.
- Позиції (Position). Зверніть увагу, що для подальшої роботи з позиціями, вони повинні бути затвердженими.
- Налаштування умов трудового договору (Labor Contract Terms Setup)
- Відмінювання імені (HR Name Declination)
При міграції даних про посади, необхідно щонайменше заповнити та переносити наступні поля: код та назва посади, код елементу базового окладу, розмір базового окладу.
При міграції даних про позиції, необхідно щонайменше заповнити та переносити наступну інформацію: загальна інформація - поля код та назва підрозділу, код та назва посади, дата початку, дата початку для індексації, ставка; інформація щодо адміністрування - поля Код категорії, Код статистичної групи, Код календаря, Вид роботи, Умови праці, Код категорії ЗО; інформацію про зарплату - поля Код групи розрахунку, Облiкова група зарплати, Облікова група внутр. фонду лікарняних, Норма робочого часу, Код елементу базового окладу, Базовий оклад.
Трудові договори - за допомогою цього розділу можна заповнити систему інформацією про трудові договори через наступні таблиці:
Шлях: Міграція даних/Джерело даних - Трудові договори (Excel)
Майстер Міграції даних дозволяє користувачу заповнити через таблиці наступну інформацію про трудові договори:
- Загальна інформація про трудовий договір (Labor Contract): тип, дата, характер роботи, дати початку та закінчення, період продовження та ін.
- Тип операції, її статус, ставка та номер позиції та інша інформація (Labor Contract Line).
- Умови трудового договору (Labor Contract Terms). Умови договору можна створити автоматично за допомогою звіту 70950655 Створити умови договору, який запускається зі сторінки Операції черги робіт. Приймати співробітника можна без нарахування відпустки в умовах договору (для цього необхідно у Налаштування модуля "Персонал і зарплата" увімкнути налаштування Не перевіряти умови відпустки), щоб потім завантажити весь баланс відпусток через Журнал відпусток.
При міграції даних про умови трудового договору, необхідно щонайменше заповнити та переносити інформацію про нарахування відпустки, у випадку необхідності - про індексацію. При заповненні умов трудового договору обов'язковим є заповнення поля Облікова група зарплати.
З детальною інформацією щодо полів, які можна заповнити в рамках даних розділів можна ознайомитись у сценарії Трудові договори
Прийомом на роботу співробітника у системі вважається затвердження рядку трудового договору з типом Найм. Масово затвердити рядки трудових договорів з типом Найм можна одним із способів на вибір: Груповий наказ через функцію Отримати договори, Операція черги робіт Затвердити рядки трудових договорів (70950654).
Банківські рахунки співробітників - за допомогою цього розділу можна заповнити систему інформацією про банківські рахунки співробітників через наступні таблиці:
Шлях: Міграція даних/Джерело даних - Банківські рахунки (Excel)
Майстер Міграції даних дозволяє користувачу заповнити через таблиці наступну інформацію про банківські рахунки співробітників:
- Банківський рахунок співробітника. Для завантаження банківських рахунків співробітників, договори вже мають бути затвердженими і співр обітники створеними.
- Співробітник
Журнал співробітників - за допомогою цього розділу можна заповнити систему інформацією про нарахування співробітнику та утримання, вирахування зі співробітника за допомогою інформації в рядках та необхідних зарплатних елементів, відповідних часових активностей.
Шлях: Міграція даних/Джерело даних - Журнал співробітників (Excel)
Майстер Міграції даних дозволяє користувачу заповнити через таблиці наступну інформацію про журнал співробітників:
-Інформація про рядки журнала співробітників
З детальною інформацією щодо полів для заповнення можна ознайомитись у сценарії Журнал співробітників
Журнал відпусток - за допомогою цього розділу можна заповнити систему інформацією про операції нарахування відпустки, компенсації відпустки, коригування відпустки по співробітнику.
Шлях: Міграція даних/Джерело даних - Журнал відпусток (Excel)
Майстер Міграції даних дозволяє користувачу заповнити через таблиці наступну інформацію про журнал відпусток:
- Інформація про рядки журнала відпусток
З детальною інформацією щодо полів для заповнення можна ознайомитись у сценарії Журнал відпусток
Накази на відсутності- за допомогою цього розділу можна заповнити систему інформацією про відпустки, відрядження, лікарняні, інші відсутності.
Шлях: Міграція даних/Джерело даних - Відсутності (Excel)
Майстер Міграції даних дозволяє користувачу заповнити через таблиці наступну інформацію про накази на відсутності:
- Інформація про заголовки наказів на відсутності
- Інформація про рядки наказів на відсутності
З детальною інформацією щодо полів для заповнення можна ознайомитись у сценарії Накази на відсутності
Зарплатні документи- за допомогою цього розділу можна заповнити систему інформацією про зарплатні документи компанії
Шлях: Міграція даних/Джерело даних - Зарплатні документи (Excel)
Майстер Міграції даних дозволяє користувачу заповнити через таблиці наступну інформацію про зарплатні документи:
- Інформація про зарплатний документ. Тип обліку має бути «Введення даних» (без створення фінансових транзакцій).
- Інформація про рядки зарплатного документа
З детальною інформацією щодо полів для заповнення можна ознайомитись у сценарії Розрахунок заробітної плати Облікувати велику кількість зарплатних документів одночасно можна за допомогою облікування пакету зарплатних документів.
Відомості на виплату зарплати - за допомогою цього розділу можна заповнити систему інформацією про відомості на виплату зарплати.
Шлях: Міграція даних/Джерело даних - Відомості на виплату (Excel)
Майстер Міграції даних дозволяє користувачу заповнити через таблиці наступну інформацію про відомості на виплату зарплати:
- Інформація про заголовок відомості на виплату. Зазвичай, історичні виплати не завантажуються, оскільки облік відомості створює фінансові транзакції.
- Інформація про рядки відомості на виплату
З детальною інформацією щодо полів для заповнення можна ознайомитись у сценарії Відомості на виплату
Відображення даних можна перевірити на відповідній сторінці.
##Пакети конфігурацій Шлях: Пакети конфігурацій
Наповнення системи даними через пакети конфігурації відбувається у такій самій послідовності:
- Пакет Persons (Фізичні особи)
- Пакет Positions (Позиції)
- Пакет Labor Contract (Трудові договори)
- Пакет Bank Account (Банківські рахунки)
- Пакет Employee Journal (Журнал співробітників)
- Пакет Vacation Journal (Журнал відпусток)
- Пакет Absence (Відсутності)
- Пакет Payroll Document (Зарплатні документи)
- Пакет Payroll Sheet(Відомості на виплату)
На сторінці пакету конфігурації є поле Порядок обробки таблиці, починати заповнювати, а потім імпортувати дані потрібно в такому порядку. Зверніть увагу, що недотримання послідовності завантаження даних як у порядку пакетів, так і у порядку таблиць у пакеті може призвести до помилок системи та незавантаженню даних.
Для того, щоб відбулось перенесення даних за допомогою пакетів конфігурацій, необхідно:
- Створити необхідний пакет конфігурацій, значення перемикача Виключити таблиці конфігурації = TRUE
- В рядки пакета конфігурацій додати необхідні таблиці
- Виділити таблиці пакету та Ек спортувати в Excel
- Заповнити шаблон Вашими даними
- Обрати Імпорт з Excel, Вибрати, обрати заповнений файл для завантаження файлу з Вашими даними
- Обрати Функції - Застосувати дані для застосування даних
Відображення даних можна перевірити на відповідній сторінці.
У випадку виникнення помилок, система сигналізуватиме про них у полі Число помилок. Натиснувши на цю кількість, система перемістить Вас до сторінки Помилки пакету конфігурацій. У полі Повідомлення про помилку відображається суть помилки, у полі Мітка поля - назва поля, якого стосується помилка, у полі Таблиця ID - номер таблиці, якої стосується помилка. Якщо помилки не впливають на перенесення даних, то вони допускаються. У інших випадках - необхідно виправити помилки шляхом коригування даних або налаштувань. Якщо валідація даних не є обов'язковою, можна відключити перевірку поля шляхом зняття галочки навпроти відповідних полів на сторінці Поля пакету конфігурацій (Пакет конфігурацій - Таблиця - Поля - Поля пакету конфігурацій). Система дозволяє застосувати окремо кожну таблицю в пакеті, а не усі таблиці пакету одразу. Рекомендуємо цей шлях, для уникнення зайвих помилок. За допомогою пакетів конфігурацій можливе додавання, коригування даних, та їх видалення (якщо налаштовано налаштування «Видалити дані перед імпортом»).
Наповнення пакетів відповідає наповненню розділів у майстрі Міграції даних, опис яких наведено раніше.
Пакет Persons містить наступні таблиці (перелік наведено у послідовності пріоритетності):
| Пріоритетність таблиці | Номер таблиці | Назва таблиці |
|---|---|---|
| 1 | 70950582 | SMA Person |
| 2 | 70950577 | SMA Person Alternative Address |
| 3 | 70859618 | SMA Person Document |
| 4 | 70950583 | SMA Person Name History |
| 5 | 70950576 | SMA Person Relative |
| 6 | 70950575 | SMA Person Qualification |
| 7 | 70950585 | SMA Person Medical Info |
| 8 | 70950586 | SMA Person Job History |
| 9 | 70950699 | SMA HR Name Declination |
Зв’язок всіх таблиць відбувається по ключовому полю, наприклад, Код фіз особи, Код позиції, Код співробітника і т.д.
Пакет Positions містить наступні таблиці (перелік наведено у послідовності пріоритетності):
| Пріоритетність таблиці | Номер таблиці | Назва таблиці |
|---|---|---|
| 1 | 70950579 | SMA Job Title |
| 2 | 70950578 | SMA Organizational Unit |
| 3 | 70950580 | SMA Company Address |
| 4 | 5212 | Employee Statistics Group |
| 5 | 70950587 | SMA Employee Category |
| 6 | 70950618 | SMA Worktime Norm |
| 7 | 5206 | Cause of Absence |
| 8 | 70950650 | SMA Payroll Calendar |
| 9 | 70950651 | SMA Payroll Calendar Setup |
| 10 | 70950599 | SMA Position |
| 11 | 70950595 | SMA Labor Contract Terms Setup |
| 12 | 70950699 | SMA HR Name Declination |
Пакет Labor Contract містить наступні таблиці (перелік наведено у послідовності пріоритетності):
| Пріоритетність таблиці | Номер таблиці | Назва таблиці |
|---|---|---|
| 1 | 70950590 | SMA Labor Contract |
| 2 | 70950591 | SMA Labor Contract Line |
| 3 | 70950592 | SMA Labor Contract Terms |
Пакет Bank Account містить наступні таблиці (перелік наведено у послідовності пріоритетності):
| Пріоритетність таблиці | Номер таблиці | Назва таблиці |
|---|---|---|
| 1 | 70950712 | SMA Employee Bank Account |
| 2 | 5200 | Employee |
Зверніть увагу, що в таблиці 5200 відбувається заповнення даними лише 3 полів - Номер, Код банку компанії, Код банку співробітника. Тому галочки навпроти решти полів потрібно зняти (Таблиця - Поля - стовбці Включити поле, Перевірити поле - зняти галочки у всіх рядках, крім зазначених трьох)
Пакет Employee Journal містить наступні таблиці (перелік наведено у послідовності пріоритетності):
| Пріоритетність таблиці | Номер таблиці | Назва таблиці |
|---|---|---|
| 1 | 70950610 | SMA Employee Journal Line |
Пакет Vacation Journal містить наступні таблиці (перелік наведено у послідовності пріоритетності):
| Пріоритетність таблиці | Номер таблиці | Назва таблиці |
|---|---|---|
| 1 | 70950610 | SMA Employee Journal Line |
Пакет Absence містить наступні таблиці (перелік наведено у послідовності пріоритетності):
| Пріоритетність таблиці | Номер таблиці | Назва таблиці |
|---|---|---|
| 1 | 70950611 | SMA Absence Header |
| 2 | 70950612 | SMA Absence Line |
Пакет Payroll Document містить наступні таблиці (перелік наведено у послідовності пріоритетності):
| Пріоритетність таблиці | Номер таблиці | Назва таблиці |
|---|---|---|
| 1 | 70950637 | SMA Payroll Document |
| 2 | 70950638 | SMA Payroll Document Line |
Пакет Payroll Sheet містить наступні таблиці (перелік наведено у послідовності пріоритетності):
| Пріоритетність таблиці | Номер таблиці | Назва таблиці |
|---|---|---|
| 1 | 70950690 | SMA Payroll Sheet Header |
| 2 | 70950691 | SMA Payroll Sheet Line |
Система передбачає також використання звітів, які можуть допомогти з завантаженням даних, їх потрібно запускати через Операції черги робіт:
- звіт, який створює умови договору для рядків 70950655 Створити умови договору
- звіт, який затверджує рядки договору 70950654 Затвердити рядки трудових догов
- звіт, який додає префікс до номера фіз. особи 70950653 Перейменувати Фіз Особу
- звіт, який обновлює стаж за імпортованими даними 70950652 Оновити Особисту історію робо
- звіт, який обліковує багато наказів на відсутність одночасно 70950657 Облік документів відсутності
- звіт, який скасовує рядки трудового договору 70950610 Відмінити трудові договори.
Для видалення великої кількості записів може використовуватися додаток SA Record Deletion