Сценарій "Інші кадрові накази"
Шлях: Інші кадрові накази
Цей вид наказу використовується для реєстрації різних кадрових подій: • з регламентованими атрибутами, коли при обліку наказу створюються записи в Е-трудовій діяльності (детально в Сценарії Облік Інших кадрових наказів для Е-діяльності). • для інших кадрових подій – записи у Е-трудовій діяльності не створюються. Накази використовуються лише для реєстрації інших кадрових подій (наприклад, винесення догани співробітнику).
Крок 1 Створення наказів з регламентованими атрибутами
Відповідно до законодавства України, роботодавець зобов'язаний подавати інформацію про трудову діяльність працівника в електронному форматі до Пенсійного фонду України. Крім інформації про кадрові переміщення (які створюються через Трудовий договір), а також про деякі види відсутності (створюються через Наказ на відпустку), необхідно подавати інформацію про інші кадрові події, такі як присвоєння звання, рангу, класу та інше. Для реєстрації цієї інформації у системі використовуються Інші кадрові накази з регламентованими атрибутами.
У системі регламентованими вважаються HR атрибути, для яких встановлено налаштування «Створити Е-діяльність».
Натискаємо кнопку Створити. Пол я заповнюються так:
Сторінка «Інший кадровий наказ»
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер | Заповнюється автоматично з налаштувань Список серії номерів |
| Дата обліку | Дата обліку наказу |
| Номер кадрового наказу | Номер кадрового наказу, який відображатиметься у відповідній друкованій формі документа. Значення буде визначено під час випуску документа (або при обліку) із Серії номерів кадрових наказів. |
| Серія номерів кадрових наказів | Серія номерів, яка використовуватиметься для визначення номера кадрового наказу. Значення буде визначено за замовчуванням із Загального налаштування модуля, але його можна змінити, вибравши одну із зв'язаних серій. |
| Дата кадрового наказу | Дата кадрового наказу, яка відображатиметься у друкованій формі документа. За замовчуванням значення поля збігається зі значенням поля «Дата обліку», але в разі потреби може бути змінено вручну користувачем. |
| Код співробітника | Код співробітника. |
| Код фіз. особи | Визначається автоматично відповідно до коду обрано го співробітника. |
| ПІБ | ПІБ співробітника. Визначається автоматично відповідно до коду обраного співробітника. |
| Код періоду | Код періоду, в якому обліковується поточний документ. За замовчуванням поле автоматично заповнюється кодом періода, що відповідає даті обліку. У разі потреби значення поля може бути змінено вручну. |
| Статус | Статус документа, поле заповнюється автоматично та відображає поточний статус документа • Відкрито • Випущено • Враховано |
| Примітка | Текстовий коментар до кадрового наказу, який буде перенесено у поле «Текст запису» на сторінці Е-трудової діяльності. |
| Назва документу | Значення типу Загального довідника Тип документа». Необхідно вибрати код документа-підстави для кадрової події. Значення буде перенесено в поле Тип документа на сторінці Е-трудової діяльності. |
| Опис | Назва документа-підстави. Визначається автоматично відповідно до коду вибраного документа. |
| Дата документа | Дата документа-підстави для кадрової події, яка буде відображена у полі «Дата документа» на сторінці Е-трудової дія льності. |
| Дата події | Дата кадрової події, яка буде відображена у полі «Дата події» на сторінці Е-трудової діяльності. |
| Дата закінчення | Дата закінчення кадрової події. При виборі атрибутів з активним налаштуванням «Створити Е-діяльність» дата закінчення не вказується. Для того, щоб внести інформацію про закінчення кадрової події необхідно створити окремий інший кадровий наказ. |
| Код атрибута | Код регламентованого атрибуту кадрової події. Необхідно вказати атрибут з активним налаштуванням «Створити Е-діяльність», який підходить для опису події, що реєструється Іншим кадровим наказом. |
| Назва атрибута | Назва атрибуту. Визначається автоматично відповідно до коду вибраного атрибута. |
| Код події | Код регламентованої події, що підходить для опису події, яку реєструє Інший кадровий наказ. Можливі варіанти подій, залежно від обраного атрибута, визначаються Поєднанням Атрибут-Тип. |
| Назва події | Назва події. Визначається автоматично відповідно до коду обраної події. |
| Текстовий шаблон | Текстовий шаблон документа, за яким буде згенеровано значення Тексту наказу. Детальніше у сценарії Текстові шаблони |
Деякі коди атрибутів недоступні для вибору у Іншому кадровому наказі. При обліку наказу з одним із наступних атрибутів, система видасть помилку, що для обліку даних кадрових подій за час працевлаштування в організації в системі призначені інші документи: • 1 (Період роботи за основним місцем роботи) – реєструється через Трудовий договір • 2 (Період роботи за сумісництвом) – реєструється через Трудовий договір • 6 (Період іншої події, що враховується до трудового стажу) – атрибут використовується для реєстрації трудових відносин за Цивільним договором, реєструється через Трудовий договір • 12 (Догляд за дитиною до досягнення нею віку трьох років) - реєструється через Наказ на відпустку • 13 (Догляд за дитиною до досягнення нею віку шести років) - реєструється через Наказ на відпустку • 22 (Період роботи/укладення гіг-контракту) - реєструється через Трудовий договір
На підставі сформованого Іншого кадрового наказу може бути надрукована довільна форма наказу, налаштована за допомогою Word-layout. На вкладці "Дії" необхідно вибрати "Друк".
Кнопка Текст наказу відображає текст наказу, налаштований відповідно до Налаштування текстових шаблонів для Інших кадрових наказів.
На закладці «Пов'язані» в Умовах заміщення є можливість внести нарахування або утримання по зарплатним елементам.
При внесенні Умов заміщення відкривається форма заповнення, як у журналі співробітника (сценарій Журнал співробітників).
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код співробітника | Вказується код співробітника, якому необхідно додати зарплатний елемент нарахування чи утримання. |
| Код елементу | Вибирається зі списку зарплатних елементів. |
| Сума | Вказується сума нарахування/утримання. |
| Оплачувані дні | Заповнюється автоматично за введеними датами початку та закінчення. |
| Відсоток оплати | Якщо необхідно оплатити частину суми, то вказується відсоток оплати. |
| Кількість днів | Заповнюється автоматично за введеними датами початку та закінчення. |
| Код календаря | Заповнюється автоматично згідно коду календаря співробітника. |
| Дата початку | Дата початку нарахування/утримання суми по зарплатному елементу. |
| Дата закінчення | Дата закінчення нарахування/утримання суми по зарплатному елементу. |
При обліку іншого кадрового наказу співробітнику додаються умови оплати, а при скасуванні – видаляються.
Документ після заповнення Випускаємо (Дії - Функції – Випустити), потім обліковуємо (Дії - Облік – Обліувати).
При обліку Іншого кадрового наказу з Кодом атрибуту, для якого встановлено налаштування «Створити Е-діяльність», у системі створюються: • облікований Інший кадровий наказ • запис у Е-трудовій діяльності.
Подивитися обліковані Інші кадрові накази можна шляхом: Шлях: Обліковані документи / Обліковані Інші кадрові накази.
Інший кадровий наказ можна створити шляхом копіювання, при цьому необхідно спочатку присвоїти номер створеному наказу, а потім натиснути кнопку Дії - Функції - Копіювати наказ» та вибрати облікований інший кадровий наказ, з якого будуть скопійовані всі значення до нового наказу.
Крок 2 Створення наказів з нерегламентованими атрибутами
Інші кадрові накази також призначені для реєстрації інших кадрових подій у системі, для яких не призначено специфічних документів, та по яким не повинно створюватися записів у Е-трудовій діяльності. Наприклад, наказ на винесення догани співробітникам, наказ проходження атестації та інше. Для таких наказів необхідно використовувати атрибути, для яких налаштування Створити Е-діяльність - неактивне.
Ці накази використовуються для зберігання історичних даних у системі, не створюючи при цьому жодних додаткових записів для обліку робочого часу або зарплатних нарахувань по співробітнику.
У Іншому кадровому наказі з нерегламентованими атрибутами заповнюються такі по ля:
Сторінка «Інший кадровий наказ»
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер | Заповнюється автоматично з налаштувань Список серії номерів |
| Дата обліку | Дата обліку наказу |
| Номер кадрового наказу | Номер кадрового наказу, який відображатиметься у відповідній друкованій формі документа. Значення буде визначено під час випуску документа (або при обліку) із Серії номерів кадрових наказів. |
| Серія номерів кадрових наказів | Серія номерів, яка використовуватиметься для визначення номера кадрового наказу. Значення буде визначено за замовчуванням із Загального налаштування модуля, але його можна змінити, вибравши одну із зв'язаних серій. |
| Дата кадрового наказу | Дата кадрового наказу, яка відображатиметься у друкованій формі документа. За замовчуванням значення поля збігається зі значенням поля «Дата обліку», але в разі потреби може бути змінено вручну користувачем. |
| Код співробітника | Код співробітника. |
| Код фіз. особи | Визначається автоматично відповідно до коду обраного співробітника. |
| ПІБ | ПІБ співробітника. Визначається автоматично відповідно до коду обраного співробітника. |
| Код періоду | Код періоду, в якому обліковується поточний документ. За замовчуванням поле автоматично заповнюється кодом періода, що відповідає даті обліку. У разі потреби значення поля може бути змінено вручну. |
| Статус | Статус документа, поле заповнюється автоматично та відображає поточний статус документа • Відкрито • Випущено • Враховано |
| Примітка | Текстовий коментар до кадрового наказу. |
| Назва документу | Значення типу Загального довідника Тип документа». Необхідно вибрати код документа-підстави для кадрової події. |
| Опис | Назва документа-підстави. Визначається автоматично відповідно до коду вибраного документа. |
| Дата документа | Дата документа-підстави для кадрової події. |
| Дата події | Дата кадрової події. |
| Дата закінчення | Дата закінчення кадрової події. Дату можливо вказати лише для атрибутів з неактивним налаштуванням «Створити Е-діяльність». |
| Код атрибута | Код атрибуту кадрової події. Необхідно вказати атрибут з неактивним налаштуванням «Створити Е-діяльність», який підходить для опису події, що реєструється Іншим кадровим наказом. |
| Назва атрибута | Назва атрибуту. Визначається автоматично відповідно до коду вибраного атрибута. |
| Код події | Код події, що підходить для опису події, яку реєструє Інший кадровий наказ. Можливі варіанти подій, залежно від обраного атрибута, визначаються Поєднанням Атрибут-Тип. |
| Назва події | Назва події. Визначається автоматично відповідно до коду обраної події. |
| Текстовий шаблон | Текстовий шаблон документа, за яким буде згенеровано значення Тексту наказу. Детальніше у сценарії Текстові шаблони |
На підставі сформованого Іншого кадрового наказу може бути надрукована довільна форма наказу, налаштована за допомогою Word-layout. На вкладці "Дії" необхідно вибрати "Друк".
Кнопка Текст наказу відображає текст наказу, налаштований відповідно до Налаштування текстових шаблонів для Інших кадрових наказів.
На закладці «Пов'язані» в Умовах заміщен ня є можливість внести нарахування або утримання по зарплатним елементам, так само як і в наказах з регламентованими атрибутами.
Документ після заповнення Випускаємо (Дії - Функції – Випустити), потім обліковуємо (Дії - Облік – Обліувати).
При обліку Іншого кадрового наказу з Кодом атрибуту, для якого не встановлено налаштування «Створити Е-діяльність», у системі створюються лише облікований Інший кадровий наказ.
Подивитися обліковані Інші кадрові накази можна шляхом: Шлях: Обліковані документи / Обліковані Інші кадрові накази.
Інший кадровий наказ можна створити шляхом копіювання, при цьому необхідно спочатку присвоїти номер створеному наказу, а потім натиснути кнопку Дії - Функції - Копіювати наказ» та вибрати облікований інший кадровий наказ, з якого будуть скопійовані всі значення до нового наказу.