Scenariusz "Okresy rozliczeniowe"
"Okres rozliczeniowy" to okres, dla którego ustalane, obliczane i wypłacane są wynagrodzenia. Obecna wersja systemu wspiera stosowanie okresu płacowego trwającego 1 miesiąc. W tym okresie może być wypłacona jedna zaliczka, na podstawie przepracowanego czasu. Dla celów sprawozdawczych oraz okresów naliczania niektórych składników wynagrodzenia (różnego rodzaju premii) stosowane są okresy płacowe 1 kwartał, 1 półrocze oraz 1 rok.
| Pole | Opis |
|---|---|
| Kod | Kod okresu rozliczeniowego to Miesiąc: - Przed 1 stycznia 2002 - Wartość pola jest automatycznie generowana w numeracji sekwencyjnej tworzonych okresów. To znaczy, że najwcześniejszy okres ma numer 0001, 0002, 0003 itd. Numeracja ta jest niezbędna do tworzenia wcześniejszych okresów w systemie. Najwcześniejszy okres możliwy do utworzenia w systemie to 1986 r. • Od 1 stycznia 2002 - Wartość pola generowana jest automatycznie i ma następujący format "RRMM", gdzie "RR" to dwie ostatnie cyfry roku okresu rozliczeniowego, "MM" to dwie cyfry odpowiadające miesiącowi okresu rozliczeniowego. Kod okresu rozliczeniowego to Kwartał: Wartość pola generowana jest automatycznie i ma następujący format "QРPN", gdzie "PР" to dwie ostatnie cyfry roku okresu rozliczeniowego, "N" to numer kwartału (1., 2., 3., 4.). Kod dla okresu rozliczeniowego - Półrocze: Wartość pola generowana jest automatycznie i ma następujący format "HPPN", gdzie "PP" to dwie ostatnie cyfry oznaczające rok okresu płacowego, "N" to numer półrocza (1., 2.).Kod okresu płacowego - Rok: Wartość pola generowana jest automatycznie i ma następujący format "YEPP", gdzie "PP" to dwie ostatnie cyfry oznaczające rok okresu rozliczeniowego. |
| Nazwa | Nazwa okresu rozliczeniowego. Dla kodu okresu płacowego - Miesiąc: wartość pola jest generowana automatycznie i zawiera miesiąc i rok okresu rozliczeniowego. Dla kodu okresu płacowego - Kwartał: wartość zawiera numer kwartału i rok okresu płacowego. Dla kodu okresu rozliczeniowego - Półrocze: wartość zawiera numer półrocza i rok okresu rozliczeniowego. Dla kodu okresu wypłaty - Rok: wartość zawiera rok okresu rozliczeniowego. W razie potrzeby pole to można zmienić ręcznie. |
| Czas trwania okresu | Ustawiany automatycznie zgodnie z kodem okresu płacowego i może zawierać następujące wartości: "Miesiąc", "Kwartał", "Pół roku", "Rok". |
| Data początkowa | Data rozpoczęcia okresu płacowego. Pole to jest wypełniane automatycznie i nie może być edytowane. |
| Data końcowa | Data zakończenia okresu wypłaty. Pole jest wypełniane automatycznie i nie może być edytowane. |
| Data zaliczki | Data zaliczki ustawiona w firmie. Data wyprzedzenia jest określana dla okresu rozliczeniowego o długości "Miesiąc". Można ją ustawić ręcznie lub za pomocą funkcji Zdefiniuj datę wyprzedzenia okresu zaliczki. |
| Pracownicy | Liczba pracowników, którzy pracowali w firmie w tym okresie rozliczeniowym. Wartość pola jest określana automatycznie. |
| Nowy rok płacowy | Ustawienie dotyczy tylko okresów płacowych o długości "Miesiąc". Jeśli pole jest aktywne, oznacza to, że okres płacowy jest pierwszym okresem płacowym w roku. W obecnej wersji systemu przyjmuje się, że okres płacowy rozpoczyna się 1 stycznia roku kalendarzowego. |
| Zamknięte | Jeśli pole jest aktywne, oznacza to, że okres płacowy jest zamknięty. W okresie zamkniętym nie jest możliwa rejestracja, zatwierdzanie i księgowanie dokumentów w module. |
Tworzenie nowego okresu rozliczeniowego.
Ścieżka: Administracja / Okresy Rozliczeniowe.
Okresy rozliczeniowe tworzone są na rok. Aby zainicjować nowy rok płacowy, należy na stronie Okresy rozliczeniowe, na zakładce Akcje kliknąć przycisk Utwórz rok.
Wszystkie pola formularza są wypełniane automatycznie. Nie zaleca się zmiany wartości pola Data początkowa. Aby rozpocząć procedurę tworzenia okresu klikamy OK. W momencie tworzenia nowych okresów obliczeniowych są one aktualizowane zgodnie z aktualnymi ustawieniami kalendarzy płacowych, generowane są harmonogramy dla nowo utworzonego roku. Po zakończeniu procedury zostaną utworzone wszystkie okresy obliczeniowe o różnym czasie trwania dla bieżącego roku, a mianowicie: Miesiące, Kwartały, Półrocze i Rok odpowiedniego roku.
Administrowanie okresem płacowym
Ścieżka: Administracja / Okresy Rozliczeniowe.
W celu zapewnienia prawidłowego naliczania płac i zabezpieczenia przed przypadkowymi, nieautoryzowanymi zmianami, a także wykonania szeregu automatycznych operacji po naliczaniu płac, należy regularnie zamykać okresy rozliczeniowe. W momencie zamykania okresu płacowego sprawdzane i inicjalizowane są okresy rozliczeniowe dla urlopów Aby pomyślnie zamknąć okres rozliczeniowy, wszystkie arkusze czasowe pracowników muszą znajdować się w stanie Wydany, a końcowa kalkulacja listy płac została wykonana. Status wyliczenia listy płac powinien mieć wartość Księgowość. Aby zamknąć okres rozliczeniowy, należy na stronie Okresy Rozliczeniowe, na zakładce Akcje, kliknąć przycisk Zamknij okres. W wyświetlonym komunikacie należy kliknąć przycisk Tak.
Zamknięty okres można otworzyć. Aby otworzyć okres płacowy, należy na stronie Okresy obliczeniowe, na zakładce Akcje, kliknąć przycisk Otwórz okres.
Dla otwartych okresów rozliczeniowych można ustawić Datę Zaliczki za pomocą funkcji Zdefiniuj datę wyprzedzenia okresu zaliczki. Funkcja Zdefiniuj datę wyprzedzenia okresu zaliczki przypisuje każdemu okresowi rozliczeniowemu, począwszy od wybranego (łącznie z nim), datę wyprzedzenia w ciągu miesiąca od daty rozpoczęcia. Jeśli nie ma takiej daty, to zostanie wskazany ostatni dzień miesiąca.